Em todo o mundo, as organizações estão a alterar o paradigma dos negócios. A utilização de tecnologias digitais que aumentam a agilidade e produtividade, reduzem custos e melhoram as experiências dos clientes é, cada vez mais, uma forte aposta.

Os processos de assinaturas de documentos estão a evoluir e representam uma grande oportunidade para as organizações se reinventarem e otimizarem os processos. Assinar documentos é algo que se faz há várias décadas, mas o uso da assinatura digital aumentou dentro do contexto de evolução tecnológica, graças à forma como são partilhados.

Com uma sociedade cada vez mais exigente, é fundamental encontrar soluções no mundo dos negócios, reduzir custos, acelerar processos e impulsionar o crescimento. Mas como é que funciona a assinatura digital e quais são as suas vantagens no contexto empresarial?

O que é a assinatura digital?

Não se trata de um scan da assinatura pessoal que é, posteriormente, inserido num documento digital em formato de fotografia. A assinatura digital é utilizada como identificação da autoria de documentos eletrónicos, como uma fatura eletrónica, por exemplo. Esta identificação pessoal e intransmissível é gerada a computador e altamente encriptada.

Por esse motivo, é importante perceber que, por se tratar de um processo complexo, deve recorrer a um serviço de ID digital capaz de gerar e garantir exclusividade da assinatura, adicionando-lhe um código secreto e único. Assim, ao assinar um documento digitalmente, a identidade é associada exclusivamente ao seu autor.

As assinaturas digitais são, no fundo, o formato mais avançado e seguro de uma assinatura eletrónica. Por cumprir as exigências legais específicas, a assinatura digital garante o mais elevado nível de segurança e autenticidade aos documentos assinados.

Se inicialmente o Governo decretou que a partir de 1 de janeiro de 2023, a assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória na faturação eletrónica, agora, com o novo  Despacho 8/2022 XXIII, as faturas em PDF vão continuar a ser consideradas faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na legislação fiscal até 31 de dezembro de 2023. A partir dessa data entrará em vigor a obrigação de associar a cada fatura eletrónica uma assinatura digital qualificada.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Uma assinatura é desenvolvida com o objetivo de evitar adulteração. Comparativamente a uma assinatura manuscrita, a assinatura digital, além das suas diversas aplicações, oferece vários benefícios:

• Maior facilidade na emissão de documentos
• Redução da burocracia
• Otimização de processos obsoletos
• Maior segurança comparativamente com assinaturas manuscritas
• Adoção de práticas mais sustentáveis
• Rapidez na assinatura, entrega e partilha de documentos

A assinatura digital distingue-se de outros meios de autenticação de documentos por ser um mecanismo encriptado que dificulta a duplicação.

Assinatura eletrónica e assinatura digital

Apesar de serem, muitas vezes, confundidas, a assinatura eletrónica e digital são duas mobilidades distintas. Ora, uma assinatura digital é uma assinatura eletrónica, mas uma assinatura eletrónica não é, necessariamente, uma assinatura digital.

Isto significa que a assinatura digital é um tipo de assinatura eletrónica que, por sua vez, é a forma de designar todos os tipos de documentos elaborados eletronicamente.

A assinatura eletrónica representa qualquer mecanismo eletrónico com o objetivo de identificar alguém. Pode ser com recurso a um scan de uma assinatura, identificação por impressão digital ou pela simples escrita do nome completo que identifique o remetente de uma mensagem ou documento eletrónico. O valor legal da assinatura eletrónica é praticamente nulo. Para que tenha valor legal deve ser encriptada. Passa, então, a ser designada como uma assinatura digital.

E a assinatura digital qualificada? 

Entra no paradigma da faturação eletrónica. Trata-se de uma assinatura digital, que apenas pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito. Esta assinatura digital qualificada identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento, garantindo, simultaneamente, a integridade dos dados contidos nesse documento. 

Relembre-se que, a partir de janeiro de 2024, as faturas PDF deixam de ser consideradas faturas eletrónicas. A partir dessa data, é obrigatório que incluam uma assinatura digital qualificada.

Assinatura digital no contexto empresarial

A Era digital tem impulsionado novas formas de atuar perante diversas situações. As organizações já adotaram as assinaturas eletrónicas e digitais.

Atualmente, todas as indústrias garantem um maior nível de segurança com assinaturas digitais e os resultados são cada vez melhores. Isto acontece, porque há uma redução de tempo e recursos despendidos na impressão, no processo de scan ou troca de e-mails para partilha de documentos. Os resultados são clientes e parceiros mais satisfeitos e uma otimização da imagem da organização.

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