Começamos pela definição de uma palavra muito utilizada. Inventário, a relação que identifica e contabiliza os níveis de stock armazenado de uma determinada entidade.

Num negócio, o controlo do inventário é de extrema importância porque, afinal, dá-lhe a visão global atualizada destes ativos de uma empresa. Esta é a regra nº 1 para uma gestão sã.

Assim, existem dois sistemas para o classificar e controlar: o sistema de inventário periódico e o de inventário permanente.

Inventário permanente, a alternativa que procurava

O sistema de inventário permanente é obrigatório sob certas circunstâncias. Mesmo nos casos em que é opcional, pode ser a escolha certa para si. Mas vamos por partes.

O que é um inventário permanente?

Um sistema de inventário permanente implica o registo informático de todas as movimentações de stock (entradas, movimentos internos e saídas), bem como contagens físicas periódicas dos ativos dentro de portas. As contagens devem acontecer pelo menos uma vez por ano, mas idealmente com uma frequência ajustada à velocidade de consumo ou utilização. O objetivo é que consiga, a qualquer momento, fazer a correspondência entre as contagens físicas e os registos contabilísticos.

Neste tipo de inventário, os produtos devem ser classificados quanto à natureza (ou tipologia), e discriminadas as quantidades e custos unitários e globais.

Comparativamente a um sistema de inventário intermitente ou periódico – que consiste na mesma contagem física de inventário, realizada pelo menos uma vez, mas apresentada no final do ano de tributação – o inventário permanente obriga a que se adote um sistema de informação preparado para o efeito, e que permita incluir os custos de mercadorias, entradas e saídas, faturação, compras e vendas.

Quais as vantagens de um inventário permanente?

Um sistema de inventário permanente traz vantagens relativamente a um de inventário periódico, especialmente a PMEs:

Otimização do processo de compras. Se a todo o momento souber exatamente o que tem em stock (e nos vários locais de armazenagem), evita encomendar produtos em excesso, ou correr o risco de uma quebra. Isto será bom para o negócio em si, e também para os clientes que não terão de se deparar com “sem stock”.

Corte nos gastos. O inventário permanente representa uma redução de custos. Deixa de ser necessário fazer pausas ou horas extra para realizar inventário no final do ano. Lembre-se que todos os bens e produtos deverão ser inventariados pelo menos uma vez por período, mas não necessariamente no final, podendo esta tarefa ser repartida ao longo do ano. Além disso, elimina quase por completo situações de produtos obsoletos, já que ao conhecer todo o stock, não será feita nova encomenda dos mesmos.

Tempo ganho. Ao poder repartir a contagem do inventário durante o ano, pode fazê-lo quando for mais conveniente, sem perder tempo e recursos valiosos. Além disso, uma tarefa muito repetitiva, como a inventariação, fica automatizada. Ganha tempo que poderia ser utilizado na gestão do negócio.

Informação em tempo real. Saber exatamente o que tem a qualquer momento, não só facilita a comunicação à Autoridade Tributária, que terá acesso quando necessitar, mas também lhe permite ter uma visão muito mais realista da saúde do seu negócio, do valor investido em stock, do seu fluxo de caixa, e por aí fora. Poderá, assim, planear uma estratégia tendo informação em tempo real.

Como implementar este sistema no meu negócio?

O inventário permanente é obrigatório para empresas que ultrapassem dois dos três requisitos:

• 350.000€ de balanço

• 700.000€ de vendas líquidas

• 10 empregados

No entanto, pode sempre implementar o sistema na sua empresa. Para isso deve:

• Fazer o registo da nota de encomenda ao fornecedor correspondente a cada compra, antes de ser efetuada;

• Fazer a valorização de cada nota de encomenda com os preços de compra exatos; seguir o processo de “receção e encomenda”, selecionando na nota de encomenda os produtos que foram entregues e as respetivas quantidades;

• Assegurar a inserção de etiquetas em todos os produtos de forma a facilitar a sua leitura automática e evitar erros associados à manipulação de informação. O processo de faturação e inventário será mais rápido.

• Assegurar a contagem física de inventariação periódica;

• Usar um software de gestão que lhe permita ligar com dispositivos portáteis, acelerando o processo de inventariação.

Saiba se o seu negócio é obrigado a fazer comunicação de inventários, e para que finalidade.

Jasmin, uma ajuda preciosa

O Jasmin, software expert em gestão está completamente preparado para um sistema de inventário permanente. Permite-lhe controlar e gerir todo o seu inventário, consultar, comunicar, alterar e ainda definir valores máximo e mínimos, criar motivos de acerto ou criar unidades para artigos.

Mas esta é só uma pequena parte das funcionalidades do Jasmin: é 100% cloud, permitindo-lhe trabalhar de onde quiser, e na plataforma que lhe for mais útil; facilita a resposta à fiscalidade, sendo certificado pela AT; permite-lhe ainda fazer o controlo e gestão das contas correntes, faturar em moedas estrangeiras ou integrar com as mais diversas aplicações.

Também está dotado de inteligência e poder preditivo, para que possa planear estratégias de crescimento para o seu negócio e, não tendo limite de acessos, pode convidar o seu contabilista para que não escape nenhum pormenor.

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