A gestão de cobranças é uma das áreas mais ingratas para qualquer empresa, seja esta uma startup em arranque de crescimento ou uma empresa bem estabelecida num ou vários mercados. Trata-se de um processo que é desagradável para ambos os lados e potencialmente conflituoso, que pode até acabar com clientes a sair pela porta fora.

É, também, um desafio de malabarismo emocional, na medida em que a parte cobradora deve simultaneamente evitar escalar a situação e resolvê-la da forma mais amistosa possível e, ao mesmo tempo, garantir que o resultado pretendido se realiza – isto é, que a cobrança é feita. Tendo em conta o peso dos recebimentos para a saúde financeira de uma empresa, isto significa que um dos componentes mais vitais para o seu negócio é algo volátil e com tendência para falhar.

Infelizmente, não há uma solução perfeita, igual para todas as empresas, para evitar o constrangimento da gestão de cobranças. No entanto, existem certos passos que pode incorporar no seu processo de cobrança para que não só seja mais fácil e eficaz, mas também consiga diminuir os atrasos, esquecimentos e falhas dos seus clientes.

Passos para um processo de cobranças mais eficaz

1. Relembre o cliente antes do prazo de pagamento

“É melhor prevenir do que remediar” e é nessa ótica que deve ter em consideração contactar o cliente ainda antes do prazo de vencimento da fatura, preferencialmente alguns dias antes, de forma a relembrar que está a chegar a data limite e perceber, pelo teor da resposta, se o seu cliente planeia ou não pagar a tempo. Esta metodologia é geralmente referida como “cobrança preventiva” ou “pré-cobrança”.

É preciso ter em conta que não faz sentido aplicar este passo a todos os clientes, dependendo bastante da dimensão da empresa, do valor da fatura e dos clientes em si e respetivo histórico de pagamentos. Para clientes com um bom histórico ou no caso de faturas pequenas, não se justifica optar por este procedimento; no entanto, para aqueles clientes mais problemáticos em termos de atraso, ou para faturas de maior dimensão e com maior impacto na sua faturação, este passo poderá ser vital para prevenir os esquecimentos ou detetar atrasos que poderão ter bastante impacto no estado do seu cash-flow.

Tenha também em atenção o contacto feito e o teor da mensagem; uma má comunicação pode fazer entender ao seu cliente que não tem confiança no mesmo ou ser interpretada como agressiva e insistente. Posicione o contacto como um lembrete amigável e uma confirmação se está tudo correto e se o cliente precisa de mais alguma coisa.

Dê, também, preferência às chamadas telefónicas para este fim, de forma a evitar más interpretações do texto e, ao mesmo tempo, estabelecer um rapport mais forte com o seu cliente.

2. Crie um ranking interno de cobranças para definir as suas prioridades

Outro passo importante para otimizar o processo das cobranças é criar uma hierarquia das mesmas. A eficiência das cobranças é diretamente influenciada pela organização da respetiva equipa e essa organização passa por estabelecer prioridades e políticas de cobrança.

Estabelecer um ranking de pagadores, desde os mais certinhos até aos mais problemáticos, permite-lhe perceber a quais deve dedicar maior tempo no processo de cobrança e quais é que requerem mais esforço para realmente conseguir receber o valor em falta o mais cedo possível. Desta forma, o tempo que dedica às cobranças é melhor investido em detetar as situações mais complicadas, perceber o porquê dos problemas e dar resposta à situação.

3. Automatize os seus processos de cobrança

Para estabelecer um melhor processo, implemente automatismos que, para além de lhe libertar tempo, lhe permitam ser mais eficiente nas cobranças. Um bom exemplo é a configuração de avisos automáticos para enviar ao cliente antes do prazo final de pagamento, como já referido anteriormente, e também após o prazo para clientes que estão em incumprimento.

Outro automatismo que lhe pode poupar bastante tempo e tornar as suas cobranças mais eficientes é a funcionalidade de pagamentos online para automatizar o regime de cobrança e a emissão de recibos.

Para além disso, utilizar um software de gestão permite-lhe também receber insights sobre prazos médios de recebimento, de forma a que consiga de forma mais fácil perceber o estado das suas cobranças, detetar dificuldades e priorizar clientes.

4. Ofereça diversas condições de pagamento

Tendo em conta que cada cliente é um caso particular, oferecer diferentes modalidades e métodos de pagamento permite-lhe facilitar o processo de pagamento para os seus clientes e, consequentemente, ajuda na cobrança dos casos mais especiais.

Em certos casos e para certas áreas, pode, por exemplo, permitir pagamentos às prestações, o que poderá ajudar a levar certos clientes com maiores dificuldades de tesouraria a cumprirem as suas obrigações. Outra solução relacionada é oferecer vantagens para quem se antecipa aos prazos de pagamento, como descontos de pronto pagamento.

A aplicação de métodos de pagamento online é outra forma de facilitar os pagamentos dos seus clientes e, consequentemente, tornar a cobrança mais fácil, rápida e indolor, para não dizer eficaz. Se usar métodos como referências Multibanco, cartão de crédito e PayPal como alternativas às transferências bancárias, o processo de pagamento para os seus clientes torna-se tão prático como apenas um clique, pelo que perdem menos tempo a pagar, libertando-os de mais um impeditivo que poderá dificultar as suas cobranças.

Para ainda maior facilidade, pode também aplicar cobranças por débito direto. Se o seu cliente autorizar, o processo de cobrança torna-se praticamente automático, bastando emitir um ficheiro SEPA e coordenar com as entidades bancárias para que os recebimentos cheguem diretamente sem ter de andar atrás do cliente.

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A análise de tesouraria do Jasmin, em particular, permite que saiba em qualquer altura o prazo médio de recebimentos e pagamentos para preparar o seu plano de tesouraria com base em dados reais e sem surpresas desagradáveis.

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