O que é o controlo de gestão e porque o deve incorporar na sua organização? Se procura uma forma estruturada de delegação de responsabilidades, definição de metas, e avaliação dos resultados, o controlo de gestão é para si. Se já tem esta política instituída, confira as nossas dicas para o melhorar.

Afinal, o que é o controlo de gestão? Para dar alguns exemplos mais comuns, falamos de análise e otimização financeira, eficiência e de produtividade, apoio à tomada de decisão, planeamento estratégico.

Assenta, principalmente, na comunicação, e nos comportamentos das pessoas dentro de uma organização. Apesar de o controlo de gestão ter em conta o passado de um negócio, a sua orientação é para o futuro.

Controlo de gestão, e os princípios básicos

É certo que um negócio, qualquer negócio, tem um sistema de controlo de gestão implementado, muitas vezes informal. Mas será que é o adequado a esse negócio? É vital responder a certas perguntas: tem um sistema de gestão no seu negócio?, Se sim, de que forma é que a informação lhe é útil e é por si usada em prol da saúde do seu negócio?, e ainda, Como é que mobiliza e incentiva a sua equipa?

Os instrumentos de controlo de gestão mais usados são três: Balanced Scorecard, Benchmarking e Tableau de Bord.

Balanced Scorecard (BSC)

A técnica de Balanced Scorecard consiste em definir metas e objetivos e medir o desempenho empresarial através de indicadores quantificáveis e verificáveis. Os indicadores de avaliação de um negócio, segundo o BSC são:

• Financeiro: usa KPIs com foco financeiro como lucro bruto, lucro líquido, redução de gastos, etc.;

• Processos Internos: procura problemas nos processos internos, quer de funcionamento quer de serviço (por exemplo, atrasos em envios de encomendas, baixa produtividade);

• Aprendizagem e Crescimento: prende-se com a capacidade e motivação dos colaboradores, com a formação e inovação;

• Clientes: quantifica e mede a satisfação do cliente, o valor de cada cliente, como é o que seu negócio pode beneficiar da satisfação do cliente, etc.

A técnica de BSC implica descobrir e determinar a ligação causa-efeito entre os quatro indicadores. Se uma encomenda for atrasada (Processos Internos), afetará a satisfação do cliente (Clientes), que irá por sua vez afetar as rendas (Financeiro).

Conclusão: o controlo de gestão não deve ter um foco exclusivamente financeiro. É recomendável incluir outros fatores que afetam a saúde de um negócio e estão relacionados.

Benchmarking

A técnica do Benchmarking é um processo contínuo, em que se avalia a performance de um negócio através da comparação com outras organizações do setor (concorrência).

Por exemplo, a Ford construiu o Ford Taurus fazendo uma comparação extensiva das características dos automóveis líderes de mercado na altura, e combinando as melhores de cada um no produto final. O Benchmarking pode ser aplicado em todas as áreas de um negócio, desde vendas a ambiente de trabalho, ou perceção da marca.

Aplicado ao controlo de gestão, o Benchmarking é útil no estabelecimento de metas e objetivos, e ainda adoção da inovação como ferramenta de trabalho.

Tableau de Bord

O Tableau de Bord, à letra: tabuleiro de bordo, é um outro instrumento de controlo de gestão que incide principalmente no uso de KPIs para avaliar o desempenho do negócio. Inicialmente, estes indicadores eram principalmente financeiros (margem, lucro, liquidez...) mas, com a evolução do mundo dos negócios, passaram a abranger todas as áreas. Confira os indicadores de desempenho essenciais que não está a medir!

De forma simplificada, a técnica de Tableau de Bord consiste em definir metas e objetivos quantificados e avaliar o desempenho da empresa por comparação com os valores alcançados. As funções de um Tableau de Bord são reduzir a incerteza na tomada de decisão, controlar os riscos e facilitar a comunicação, dando armas e ferramentas para análise e reflexão, e filtrando a informação.

Dicas para um excelente controlo de gestão

Deixamos-lhe algumas dicas para implementar um controlo de gestão de excelência na sua organização, qualquer que seja o setor ou dimensão:

• Fale com dados: identifique quais são as métricas-chave (KPI), quais as metas para cada uma e o seu valor atual

• Aumente a frequência de análise: quanto mais frequentemente medir e a atualizar a informação, mais rápido será a identificar desvios ao caminho traçado e a reagir

• Comunique os resultados: crie a rotina de partilhar os resultados com a sua equipa direta e encoraje os seus colaboradores a partilhar com a sua.

• Delegue responsabilidades: garanta que ficam claras as responsabilidades de cada objetivo a atingir e do plano de ação associado a cada meta

Todo o negócio beneficiará da execução de sistemas de controlo de gestão, mais ou menos estruturados, que ajudem os gestores a estabelecer caminhos a seguir e estratégias a ser implementadas. Posto isto, cabe aos responsáveis certificarem-se de que a equipa segue e une esforços em prol dos mesmos objetivos.

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