A digitalização de faturas e outros documentos com valor contabilístico é hoje uma prioridade tanto nas organizações públicas, como nas privadas, quer seja por imposição governamental, por força da legislação, no que respeita às entidades públicas e fornecedoras do Estado, através da obrigatoriedade da implementação da faturação / fatura eletrónica – quer seja para garantir eficiência estratégica relacionada com custos, autenticidade, rapidez e eficiência.

Foi Decreto-Lei n.º 14-A/2020 do Governo que marcou o inicio de um caminho de inovação e desmaterialização ao digitalizar alguns dos seus processos. 2020 foi o ano da faturação eletrónica para entidades da Administração Pública e fornecedores do estado. Se os organismos públicos já estavam obrigados a utilizar este modelo de processamento de faturas desde abril de 2020, as PME's e microempresas têm até 1 de janeiro de 2023 para aderir à fatura eletrónica. 

Nota: O prazo para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do Estado terem de receber e processar faturas eletrónicas foi prorrogado até 31 de dezembro deste ano. A medida foi aprovada esta quinta-feira, dia 30 de junho, na reunião do Conselho de Ministros. Pode consultar aqui a comunicação.

Novos prazos trazem novas oportunidades

Esta necessidade de desmaterializar as relações com clientes, com fornecedores ou com o Estado não é recente. Na verdade, a faturação / fatura eletrónica é um processo cada vez mais utilizado pelas empresas a nível internacional e uma grande recomendação da Comissão Europeia com vista a aumentar a eficiência administrativa das organizações. 

E para facilitar a adesão a este novo modelo de processamento de faturas – considerando o impacto da pandemia da COVID-19 em Portugal e na saúde pública –, o Governo faseou as datas de implementação, de acordo com o tipo de entidade, segundo a seguinte cronologia: 

• Desde 18 de abril de 2020 – Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local, incluindo Juntas de Freguesia. e outras entidades);
• Desde 1 de janeiro de 2021 – Grandes Empresas (com mais de 250 funcionários ou volume de faturação superior a 50M€ ou balanço de 43M€);
• Até 1 de janeiro de 2023 – Pequenas e médias empresas; Microempresas e outras entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.
  
  

Importa recordar que os institutos públicos e organismos administrados de forma direta pelo Estado português já se encontravam obrigados a proceder à receção da fatura eletrónica desde 18 de abril de 2019. As restantes entidades públicas viram o prazo prolongado até 18 de abril de 2020, como mencionado acima, para operacionalizarem esse processo de receção, prazo que não foi alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020.

As vantagens da Fatura Eletrónica

Esta obrigatoriedade, alinhada com a estratégia governamental de transformação digital dos organismos públicos, representa uma agilização de processos administrativos que transforma a máxima produtividade em eficiência, através da redução dos prazos de pagamento, dos custos de operação e de transação e a garantia de maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo de faturação. 

Além da simplificação da comunicação, a faturação eletrónica abre caminho para outras vantagens que beneficiam tanto o Estado, como os fornecedores do setor público. Ora vejamos:

Agilidade no processamento e envio de faturas

Através da digitalização de processos, toda a carga manual de trabalho associada ao processamento de faturas é eliminada.

Automatização do tratamento de documentos

Aumento da produtividade, eliminação de processos manuais demorados associados ao processamento e otimização de recursos são algumas das vantagens da faturação eletrónica.

Otimização de recursos

Ao automatizar o processo de emissão e receção de documentos com valor contabilístico, irá libertar recursos para operações de maior valor acrescentado e diminuir os custos relacionados com o arquivo físico.

Incremento de segurança

Por se tratar de um documento digital assinado eletronicamente, a fatura tem validade fiscal e está garantida total fiabilidade, privacidade e segurança da informação.

Maior acessibilidade com o arquivo digital

A digitalização acaba com as pastas de arquivo e processos manuais demorados, através do arquivo digital das faturas pelo período legalmente exigido, simplificando o acesso aos documentos.

Controlo de extravios

Aliada à automatização do processamento de documentos, a segurança e privacidade que a faturação eletrónica proporciona reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.

Além da fatura eletrónica, entra em vigor a obrigatoriedade da Assinatura Digital Qualificada

A obrigatoriedade da assinatura digital qualificada das faturas enviadas em PDF que entrará, tmbém, em vigor a partir de 1 de janeiro de 2023 (Despacho n.º 351/2021 - XXII).

Garanta uma implementação rigorosa da fatura eletrónica

A adoção atempada de novas ferramentas é um fator-chave para conquistar a máxima eficiência de negócio, protegendo as empresas de imprevistos e atrasos no cumprimento das obrigações legais e fiscais. Esta antecipação e preparação prévia no cumprimento da legislação é um fator de diferenciação no mercado.

Cumprir as novas obrigações e aumentar o potencial de eficiência do seu negócio já é possível com acesso à tecnologia certa. 

Além de ser dotado de inteligência artificial e poder preditivo que auxiliam a tomada de decisão, o Jasmin permite-lhe entrar na era da desmaterialização, através da digitalização de processos administrativos.

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