A partir de 1 de janeiro de 2023, todas as microempresas e PME fornecedoras do Estado ficam obrigadas a implementar a Faturação Eletrónica nos contratos públicos!

O caminho para a digitalização já está traçado. A faturação eletrónica para fornecedores do Estado já é uma realidade, mas nos próximos tempos estra obrigatoriedade será ainda mais sentida, já que as PME e as microempresas terão de aderir a esta era das faturas eletrónicas.

Foi a publicação do Decreto-Lei n.º14-A/2020, que regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas, que instituiu a obrigatoriedade da fatura eletrónica nos contratos públicos. O propósito é simples: a clarificação das normas, harmonização das regras e a criação de condições para que os documentos fiscais passem a ser emitidos e conservados de forma digital. 

Nota: O prazo para as micro, pequenas e médias empresas fornecedoras do Estado terem de receber e processar faturas eletrónicas foi prorrogado até 31 de dezembro deste ano. A medida foi aprovada no dia 30 de junho, na reunião do Conselho de Ministros. Pode consultar aqui a comunicação.

Esta obrigatoriedade está mesmo à porta. Já conhece as datas e prazos?

As datas de implementação para PME e microempresas

2020 foi marcado pela obrigatoriedade da implementação das faturas eletrónicas nos Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local) e nas Grandes Empresas. Mas é apenas em 2023 que esta obrigatoriedade ganha maior escalda, estendendo-se para as microempresas e PME fornecedoras do Estado.

Para facilitar a adesão a este novo modelo de processamento de faturas – considerando o impacto da pandemia da COVID-19 em Portugal e na saúde pública –, o Governo faseou as datas de implementação, de acordo com o tipo de entidade, segundo a seguinte cronologia: 

• Desde 18 de abril de 2020 – Organismos Públicos (fundações e associações públicas, administração local, incluindo Juntas de Freguesia. e outras entidades);
• Desde 1 de janeiro de 2021 – Grandes Empresas (com mais de 250 funcionários ou volume de faturação superior a 50M€ ou balanço de 43M€);
• Até 1 de janeiro de 2023 – Pequenas e médias empresas; Microempresas e outras entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Faturação eletrónica nos contratos públicos: mais do que uma obrigação, um universo de vantagens

Além de uma obrigação legal das entidades públicas ou empresas fornecedoras de bens e serviços às entidades do Estado, esta obrigatoriedade chegou para mudar o paradigma da faturação.

Hoje já representa um recurso valioso no caminho da inovação e desmaterialização das organizações fornecedoras do setor público.

Esta estratégia governamental de transformação digital surge, não só como uma oportunidade de agilizar a faturação, como para reduzir custos inerentes a este processo. Tudo isto resulta em organizações mais eficientes do ponto de vista administrativo. Mas os benefícios não se ficam por aqui:

Vantagens da faturação eletrónica nos contratos públicos

1. Maior agilidade no processamento de documentos: através da minimização de toda a carga de trabalho manual associada ao processamento de faturas.

2. Garantia de fiabilidade e rigor da informação: através da assinatura digital qualificada que garante a validade fiscal e a total fiabilidade e privacidade da informação.

3. Minimização dos custos de operação e transação: através da desmaterialização de processos e de uma otimização significativa de recursos.

4. Redução dos prazos de pagamento: através da otimização da relação com os clientes que, ao receberem via digital a fatura, podem realizar o pagamento de forma mais rápida, eficaz e instantânea.

5. Maior acessibilidade com arquivo digital: através do acesso mais rápido, seguro e em tempo real em comparação com os documentos em papel.

6. Combate à evasão fiscal: através da automatização do processo de faturação, aliada à segurança e autenticidade da informação, que reduz a ocorrência de erros e elimina a possibilidade de extravio das faturas.

Mais que uma fatura em formato digital

Desengane-se quem pensa que uma fatura eletrónica é apenas uma fatura em formato digital. De acordo com a norma definida pelo CEN, para além de obedecer a uma estrutura standard rigorosa, a fatura eletrónica deve ser emitida e enviada através de um software especializado e certificado, limitando o seu percurso digital à distância compreendida entre o sistema de faturação do vendedor e o sistema de gestão do comprador. 

Não falhe nenhum prazo e garanta a implementação rigorosa da faturação eletrónica

Ainda dedica tempo e recursos a tratar de tarefas como o envio e recebimento de faturas e outros documentos comerciais? Hoje esse investimento já não se justifica. A tecnologia trata de tudo com mais segurança e rigor.

A faturação eletrónica é uma tecnologia que elimina a carga de trabalho administrativo na sua empresa. Com os prazos de implementação desta obrigatoriedade a aproximarem-se, a adoção atempada de ferramentas que garantem a simplificação das operações de tratamento de faturas e outros documentos é crucial para conquistar a máxima eficiência de negócio.

Se é uma PME ou microempresa, proteja a sua empresa de imprevistos e atrasos no cumprimento das obrigações legais e fiscais.

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Artigo atualizado a 24 de outubro.