Quando falamos em problemas com gestão de tesouraria, falamos de um tema transversal a todas as empresas. Qualquer empresa, grande, média ou pequena, não importa quão positiva a sua viabilidade financeira seja, por motivos diversos, é passível de ter problemas financeiros que a impeçam de poder cumprir com os seus encargos – pagamentos ao Estado, de salários, de créditos ou a fornecedores, por exemplo. A situação parece-lhe familiar?

Não é preciso muito: basta um atraso ou falha no recebimento de um valor substancial de um cliente para desequilibrar toda a sua projeção de fluxos de caixa e, consequentemente, deixar um “buraco” no lugar do montante necessário para cumprir determinadas obrigações.

Ora, quando falamos em pequenas empresas, normalmente com as contas mais modestas, menos capacidade e/ou pessoal para lidar com as cobranças atempadas e menos poder negocial para com os fornecedores, com consequentes prazos mais apertados para pagamentos, estes problemas podem ter proporções ainda mais graves.

Se não tiver um mapa de cashflow que preveja estes desvios e não constituir um fundo de maneio que tenha em conta as necessidades e particularidades da sua empresa, poderá estar em maus lençóis.

O que é o fundo de maneio?

Por muito que tenha um conhecimento transversal da sua empresa e um planeamento bem executado, não consegue adivinhar o futuro, certo? Era ótimo, mas a realidade é que é muito difícil ter o controlo completo dos eventos futuros e a gestão de tesouraria não é isenta de incertezas, muito pelo contrário. Mas pode sempre tentar prevenir-se e atenuar os efeitos que as situações imprevistas podem ter. É aqui que entra o fundo de maneio.

O fundo de maneio consiste numa salvaguarda que todas as empresas devem ter e que lhes permite prevenir e minimizar os efeitos disruptivos dos referidos imprevistos e as consequentes falhas de tesouraria, gerando liquidez no curto prazo. Numa definição concreta, não é mais do que a capacidade que uma empresa tem de financiar o seu ciclo operacional e assegurar, no curto prazo, a sua atividade normal, traduzida pela diferença entre os ativos circulantes e os passivos circulantes. Simplificando, o fundo de maneio é calculado através da seguinte fórmula:

Fundo de maneio = Ativo corrente – Passivo corrente

Trocando por miúdos, o ativo corrente inclui todos os valores que a empresa espera que gerem entradas financeiras no curto prazo, como as dívidas de clientes, as existências e as disponibilidades de caixa; já o passivo corrente representa todos os encargos a serem pagos no mesmo espaço temporal, como as dívidas a fornecedores, impostos, salários ou empréstimos bancários.

O fundo de maneio permite saber o estado da saúde operacional da empresa, no sentido em que um fundo de maneio negativo significa que a empresa não terá fundos para manter a sua atividade operacional, havendo falha de liquidez.

Formas de controlar o seu investimento em fundo de maneio

Existem muitas medidas que pode tomar para controlar e reduzir as suas necessidades de fundo de maneio, sendo que estas variam muito não só de empresa para empresa, como também na própria empresa ao longo do tempo. Idealmente, e tendo em conta a fórmula de cálculo, a sua empresa deveria receber no mínimo tempo possível e pagar no máximo tempo possível, mantendo as existências num valor mínimo.

Abaixo apresentamos as três medidas principais para reduzir o seu investimento em fundo de maneio, aquelas que mais diretamente afetam a sua atividade, especialmente se gere uma pequena empresa.

Controle os prazos de recebimento

Quanto mais tempo as dívidas demorarem a ser cobradas, maior será a necessidade de investimento em fundo de maneio. Este é, talvez, o “calcanhar de Aquiles” de grande parte das empresas, e não só das mais pequenas: a eficiência nas cobranças de dívidas. Nenhuma empresa pode fazer uma fatura e esperar receber o montante automaticamente à data do vencimento; é importante saber quais são os seus clientes mais cumpridores e quais os que precisam mais do seu esforço para receber o montante em dívida e ter isso em consideração para o fundo de maneio.

Contudo, há algumas medidas que pode tomar para facilitar este processo. Por exemplo, seja claro quanto aos prazos de pagamento aquando da entrega do seu orçamento e faça questão de que essa e outras condições sejam claras no contrato ou na fatura; pode até negociar com o seu cliente um desconto de pronto pagamento para adiantar o recebimento. Por outro lado, seja veloz na emissão da fatura para que não haja pretextos para atrasos e facilite o processo de pagamento ao seu cliente, pois, quanto menos entraves ele encontrar, mais predisposto vai ficar para lhe pagar.

Controle os prazos de pagamento

Como referido, quanto mais alargados forem os prazos de pagamento a fornecedores, menor será a necessidade de investimento em fundo de maneio. Para uma pequena empresa, principalmente se estiver a começar, conseguir prazos de pagamento alargados será possivelmente mais complicado, não só pela falta de confiança, como também pela necessidade de liquidez do fornecedor – como uma pequena empresa necessitará, possivelmente, de comprar quantidades menores, por vezes, poderá ter de recorrer a fornecedores que, em si, também são pequenas empresas.

Alternativamente, se a sua posição de tesouraria permitir, pode tentar negociar descontos de pronto pagamento e, assim, reduzir o peso dessas faturas nas suas despesas.

Controle as quantidades de stocks

Tendo em conta a fórmula de cálculo, o ideal seria manter os níveis de inventário – desde matérias-primas a produtos acabados - no estritamente necessário. Claro que é mais fácil dizer do que fazer, pois não depende só da sua empresa. Grande parte das vezes, depende dos seus fornecedores, que exigem quantidades mínimas para produzir algo, ou cujos preços variam com a quantidade e, para obter melhor preço, necessita de encomendar uma quantidade superior. Tenha em atenção se o desconto de quantidade compensa o custo de manutenção e financiamento das quantidades extra de stock.

Numa pequena empresa, pode tentar produzir conforme as necessidades ou encomendas. Numa empresa industrial, por exemplo, se não conseguir melhor negócio junto dos fornecedores de matérias-primas, pode tentar reduzir o stock de produto acabado e, assim, reduzir o custo da mão-de-obra necessária. Mas atenção: principalmente ao trabalhar com quantidades de stock inferiores, é muito importante ter sempre na ponta da língua as existências para que não lhe falhe nada.

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