Quem atua na área da logística reconhece a importância da gestão de armazém para a otimização do trabalho da empresa.

A existência de produtos em excesso, rutura de stock, demasiadas movimentações de stock ou a baixa produtividade são aspetos que refletem o problema de uma fraca gestão. A finalidade de uma gestão de armazém eficiente é proporcionar o melhor serviço com um custo mínimo. Encontrar este equilíbrio é fundamental.

Assim, garantir uma organização mais eficaz, com o objetivo de melhorar a gestão de fluxos de stock, é essencial. Um dos conceitos mais conhecidos, relacionado com a gestão de armazém, é a gestão de stock. Uma gestão rigorosa é uma forte aposta para alcançar a rentabilidade do seu negócio.

Neste contexto, vamos explicar, ao longo deste artigo, 5 conceitos básicos da gestão de armazém, para que possa manter o seu negócio mais produtivo, flexível nas operações e, sobretudo, organizado.

O que é a gestão de armazém?

O armazém é o local onde os artigos são acumulados, conservados e movidos. A sua gestão é o processo da função logística, que garante o controlo e proteção do stock existente.

Com esta gestão, o acesso ao stock fica facilitado. Uma boa organização evita a rutura ou excesso de stock acumulado. Assim, são evitados custos acentuados ou perda de vendas, que podem por em causa a saúde do seu negócio.

Como melhorar a gestão de armazém?

A gestão de armazém eficaz está dependente de vários aspetos condicionantes, muitas vezes, fáceis de controlar. Isto inclui alguns conceitos básicos que deve ter em conta:

1. O sistema de armazenamento
   

Para a gestão eficaz do armazém, é importante adotar formas de trabalho que ajudem a agilizar a execução dos processos. A escolha de um sistema de armazenamento eficiente influencia diretamente a rentabilidade do negócio.

A melhor escolha no que respeita ao sistema depende das características dos produtos em stock. Fatores como o número de produtos e o espaço de armazenamento disponível são importantes na escolha de um sistema adequado para o seu negócio.

As caixas, por exemplo, são um bom sistema para materiais de tamanho pequeno. As estantes são adequadas para materiais de vários tamanhos. Este é o meio de armazenamento mais simples e económico.

Assim, ao optar por um sistema de armazenamento de estantes para o seu negócio, deve ter em conta alguns aspetos: 

• O volume de mercadoria que podem conter;
• O peso máximo que suportam;
• A acessibilidade ao produto armazenado;
• Características, como a forma ou o tamanho. 

2. A receção
   
   

A receção representa o processo desde o momento que um produto chega ao armazém para, posteriormente, ser classificado, registado no sistema de gestão do armazém e armazenado nas instalações da empresa até ser entregue ao cliente.

Este é um conceito básico, mas fundamental na gestão de armazém, por influenciar os resultados na compra.

No processo de receção, importa verificar que o material recebido foi o pedido e, sobretudo, se está em boas condições.

Um processo de receção bem organizado garante-lhe a diminuição de erros e, consequentemente, a facilidade de gestão do inventário e do armazém.

3. O inventário
   
   

O inventário é o conceito mais conhecido da gestão de armazéns. Consiste na gestão dos materiais necessários para a atividade de um negócio. No fundo, o objetivo da gestão de inventário é garantir a disponibilidade de produtos ou matérias-primas, de modo a responder às necessidades dos seus clientes.

Esta é uma técnica de controlo e acompanhamento do stock. Um erro no inventário pode aumentar custos, levar a perdas de recursos e, muitas vezes, clientes.

Existem, ainda, dois principais sistemas de gestão de inventário: o sistema de inventário permanente e intermitente.

O inventário permanente é obrigatório para negócios com volumes altos de vendas, de stock ou vários pontos de venda. Por outro lado, o inventário intermitente é apenas adequado para negócios com um baixo volume de vendas. Nestes casos, é mais simples rastrear o stock manualmente.

4. Custo de armazenamento
   
   

Na prática, todos os materiais armazenados geram um custo à empresa. Este custo está dependente do período de permanência do stock em armazém.

O custo de armazenamento depende de diversas variáveis. Desde salários do departamento de gestão de armazém, seguros, equipamentos de transporte ou aluguer do armazém.

A gestão do armazém implica a correta distribuição do stock, otimizando o espaço disponível. Desta forma, não só consegue evitar perdas de produtos, como também evita despesas relativas à sua conservação.

5. Classificação e codificação
   
   

Classificar os materiais por categorias, identificar e separá-los por tamanho, peso, forma ou cor, pode ser uma das técnicas mais eficazes na gestão de armazém.

A classificação do stock tem como objetivo atribuir um local específico de armazenamento e um código para facilitar a sua identificação.

Esta codificação influencia aspetos importantes do seu negócio:

• O atendimento ao cliente: Se o armazém consegue responder aos pedidos dos clientes com rapidez, então a sua gestão é rigorosa. Isto influencia diretamente o volume de vendas e a rentabilidade do negócio.
  
  
• O fluxo de caixa: Ao conseguir um equilíbrio entre vendas e gastos, consegue evitar quebras de liquidez e controlar o fluxo de caixa.
  
  

A classificação do stock é, também, importante, uma vez que os seus produtos não têm o mesmo valor ou frequência de vendas.

Para gerir estes produtos, existe a análise ABC, que classifica o inventário em três categorias:

A: representa os produtos de valor alto, com poucas vendas;

B: representa os produtos de valor e vendas moderadas;

C: representa os produtos de valor baixo e com frequência de vendas alta.

Se trabalha com produtos perecíveis, o método mais adequado é o FIFO (First In First Out ou Primeiro a entrar Primeiro a Sair). Isto significa que os primeiros produtos a entrar são os primeiros a sair.

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