Distribuir tarefas é diferente de transferir responsabilidades. A capacidade de gestão de equipas não se deve medir apenas pela capacidade de realização de tarefas com qualidade dentro dos prazos adequados. Envolve o ajuste de processos às capacidades de cada elemento da equipa. Tudo isto implica a confiança na distribuição de tarefas e transparência na definição de objetivos.

Gestão de equipas: porquê distribuir tarefas?

O sucesso na gestão de equipas não significa fazer tudo sozinho. Significa que o gestor é realmente bom em identificar a pessoa mais adequada para liderar uma tarefa ou um projeto. Esta distribuição de tarefas promove uma gestão mais estratégica, aumenta a motivação, facilita o cumprimento de prazos, possibilita a formação de talento e elimina potenciais erros.

É necessário um trabalho conjunto, contínuo e bem delimitado. A verdade é que nenhum elemento da equipa possui todas as capacidades, habilidades ou aptidões necessárias para realizar um projeto. Ao aliar a experiência ao know-how de todos, um bom gestor será mais forte, mais produtivo e mais eficiente. E saber distribuir tarefas é uma capacidade fundamental para um bom líder: significa poder dedicar mais tempo a aspetos que não podem ser realizados por outras pessoas, facilitando o trabalho mais estratégico.

Distribuir tarefas, não só evita a subcarga de trabalhos, como traz vantagens não só para a gestão da equipa como um todo, mas para toda a empresa:

Melhora a produtividade

Ao aproveitar as capacidades e habilidade de cada elemento da equipa, o rendimento e a eficiência aumentam.

Reduz o stress

Quando a carga de trabalho se divide entre várias pessoas, é mais simples alcançar os objetivos e os prazos estabelecidos.

Aumenta a motivação

Quando a autonomia e o poder de decisão são colocados ao serviço de um elemento da equipa, a sua motivação aumenta significativamente.

Impulsiona as relações e a comunicação

Quando toda a equipa se sente valorizada e parte integrante do projeto, o ambiente de trabalho é mais positivo e é potenciado o poder de comunicação.

Aumentar a produtividade na gestão de equipas: aprenda a distribuir tarefas

Distribuir tarefas não significa dizer a alguém o que tem de fazer. Sugere, sim, a transferência de responsabilidade e poder na tomada de decisão. Mas como é que isso é conseguido?

1.      Conseguir uma equipa de trabalho de confiança

Trabalhadores motivados trabalham mais e melhor. Por isso, a gestão de equipas envolve valorizar o papel de cada membro da organização. A confiança é um pilar fundamental: quando um colaborador sente esta confiança, será mais produtivo e estará mais motivado para desenvolver ainda melhor o seu trabalho.

2.      Definir as tarefas a distribuir

Ao construir uma lista de tarefas a realizar, é importante definir as que podem ser distribuídas. Entre elas estão:

• Aquelas que não domina totalmente;
• As que podem representar uma aprendizagem para algum membro da equipa;
  
  

Após estarem definidas as tarefas, deve ser escolhido o elemento da equipa com as capacidades adequadas para cada uma.

3.      Criar um bom briefing

Confiança, informação e transparência. É o que não pode faltar na gestão de equipas. Ao definir uma tarefa, é fundamental garantir uma descrição completa do que se pretende, com instruções claras do que deve ser feito para se consigam obter os melhores resultados.

4.      Definir objetivos

Garanta que toda a equipa trabalha pelo mesmo objetivo. Cada colaborador deve estabelecer metas individuais que estejam de acordo com as metas coletivas. Uma boa gestão de equipas requer que todos os elementos remem na mesma direção, rumo a melhores resultados.

5.      Estipular prazos

A gestão de tempo é uma disciplina essencial na gestão de equipas. Além da desmotivação, equipas sobrecarregadas podem atrasar, com frequências, as entregas de projetos. Simultaneamente, a gestão de tempo ajuda no acompanhamento da produtividade, tanto coletiva, como individual, sendo um aliado na gestão de equipas.

6.      Comunicar

Uma gestão de equipas sem comunicação é sinónimo de ineficiência. Se um colaborador não sabe no que o outro está a trabalhar ou qual o estado dos objetivos coletivos, torna-se impossível garantir que o trabalho esteja de acordo com as necessidades gerais da equipa.

As falhas na comunicação são as principais responsáveis pelos atrasos e erros, o que resulta em perdas de recursos para a empresa.

7.      Partilhar resultados

Ao partilhar resultados do trabalho dos elementos da equipa a partir de um ponto de vista construtivo, a motivação aumenta, é impulsionada a produtividade e a confiança é reforçada.

8.      Garanta as ferramentas certas

A tecnologia também é um importante instrumento na gestão de equipas. Não só de uma gestão de tarefas se desenvolve um negócio eficiente. Uma boa gestão administrativa e comercial é o segredo para uma gestão global equilibrada.

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Artigo atualizado a 18 de agosto.