O controlo do inventário é uma das principais regras para a gestão saudável de um negócio.

No fundo, o inventário é o que identifica e contabiliza os níveis de stock armazenado de uma determinada entidade. Existem, no entanto, dois sistemas de controlo: o sistema de inventário intermitente e o de inventário permanente.

De seguida, neste artigo, vamos apresentar as diferenças entre estes dois sistemas e as vantagens de cada um.

Quais as principais diferenças entre o inventário intermitente e o inventário permanente?

Os sistemas de inventário intermitente e permanente são usados para controlar a quantidade de stock disponível. O mais completo é o inventário permanente, que é também obrigatório sob certas circunstâncias. Neste sistema, os movimentos de stock são registados continuamente.

Já o sistema de inventário intermitente está dependente de uma contagem manual do stock. É usado quando a quantidade de stock é baixa e atualiza os registos em intervalos periódicos.

Mas existem várias diferenças entre os dois:

Inventário intermitente

É o sistema usado em microempresas. Depende de processos manuais ou de sistemas informáticos simplificados. Este método impede que a empresa aceda de imediato ao valor em inventário, uma vez que essa informação está dependente da periodicidade estabelecida entre inventários (mensal, trimestral, semestral ou anual).

Este sistema consiste na contagem física do stock, realizada, pelo menos, uma vez, mas apresentada no final do ano de tributação. Isto implica que os valores da contagem de stock não estejam atualizados ou precisos. Fazer uma contagem física de milhares de produtos de uma empresa pode ser difícil e demorado. Por isso esta contagem é realizada, normalmente, uma vez por ano.

Inventário permanente

O sistema de inventário permanente implica o registo informático de todas as movimentações de stock. Desde entradas, movimentos internos e saídas. Assim, este método, contrariamente ao inventário intermitente, permite acesso imediato ao lucro bruto da empresa.

As contagens físicas dos ativos devem ser feitas pelo menos uma vez por ano. O objetivo é conseguir fazer a correspondência entre as contagens físicas e os registos contabilísticos.

Neste sistema é necessário adotar um sistema de informação que permita incluir os custos de mercadorias, entradas e saídas, faturação, compras e vendas.

Em conclusão, estas são as principais diferenças entre os dois:

• Contagens: O inventário permanente oferece atualizações contínuas, à medida que ocorrem movimentos no stock. Num inventário intermitente apenas há atualizações nos registos, após uma contagem física do stock, que é realizada periodicamente.
  
  
• Sistemas informáticos: É impossível manter registos manuais de um inventário permanente, uma vez que são feitas milhares de movimentações ao stock. Por outro lado, a simplicidade do inventário intermitente permite o registo manual de pequenas quantidades de stock. No inventário permanente, ao contrário do inventário intermitente, os sistemas informáticos mantêm a informação de stock sempre atualizada.

Quando deve ser usado cada um?

Como já foi dito, o sistema de inventário intermitente deve ser usado quando o volume de vendas ou de stock é baixo. Isto deve-se à facilidade de rastrear o inventário manualmente. No entanto, a falta de informações atualizadas durante os períodos em que não houve uma contagem física recente do stock pode dificultar o negócio.  

Os negócios com altos volumes de vendas ou vários pontos de venda, que contam com um grande volume de stock, são obrigados a optar pelo inventário permanente.

Apesar das diferenças, o inventário permanente é obrigatório para empresas que ultrapassem dois dos três requisitos:

• 35.000€ de balanço
• 700.000€ de vendas líquidas
• 10 empregados

Quais as vantagens do inventário intermitente e permanente?

Inventário Intermitente

• Fácil de implementar. Uma das maiores vantagens deste sistema é a fácil implementação. A contagem manual do inventário é algo que pode ser feito a qualquer momento. Apesar de ser feita a contagem uma vez por ano, a empresa pode definir qual é a periocidade da contagem.
  
  
• Baixos custos para implementar. Com a simplicidade deste sistema, não é necessário investir em soluções de software demasiado avançadas. O único investimento é no tempo gasto para fazer a contagem manual.
  
  
• Pouca experiência requerida. Por não implicar o uso de tecnologia (mais ou menos) complexa, este sistema não obriga a experiência vasta no uso de sistemas informáticos avançados.

Inventário Permanente

• Identificar erros. Devido ao uso de tecnologia mais avançada, permite identificar erros mais facilmente.
  
  
• Otimizar o processo de compra. Ao saber o que existe em stock, evita encomendar materiais em excesso. Ao mesmo tempo evita que exista falta stock.
  
  
• Melhor gestão do tempo. Com os processos automatizados, ganha tempo que pode ser utilizado na gestão do negócio.
  
  
• Informação em tempo real. O inventário permanente permite saber exatamente o que tem a qualquer momento. Isto facilita a comunicação à Autoridade Tributária, que terá acesso quando necessitar. Permite, ainda, ter uma visão mais clara da saúde do negócio.

Qual é a melhor opção para o seu negócio?

Na escolha entre inventário intermitente ou permanente, deve ter em conta que o sistema de inventário intermitente é melhor para pequenas empresas que estão a começar o seu negócio, que vendem poucos produtos ou que têm um orçamento baixo.

O sistema permanente é ideal para os restantes negócios. O inventário permanente facilita a otimização de todos os processos do negócio.

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