As notas de crédito são documentos que qualquer negócio, empreendedor e até contribuinte terão de usar eventualmente, apesar de serem frequentemente evitados. Uma nota de crédito terá implicações na contabilidade de uma empresa mas não deve ser encarada como demasiado complexa ou danosa para o negócio. Será que sabe exatamente o que são, para que servem e como emiti-las?

Notas de Crédito: descomplicamos o conceito

Fatura errada, e agora? É preciso emitir uma nota de crédito. Mas como, quando, e para quê?

O que é uma nota de crédito e quando se usa?

A Nota de Crédito é um documento legal de retificação que corrige uma fatura, anulando-a parcialmente ou na totalidade. Emite-se sempre que há necessidade de retificar uma fatura original, e ainda pode servir para dar crédito ao cliente (alínea 7 do artigo 29º do CIVA).

As situações que exigem retificação são várias, desde a inclusão de dados após a emissão da fatura, devolução de produtos, erros no preenchimento ou outras situações mais delicadas.

Quando se deve emitir uma nota de crédito?

A Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) aconselha a emissão de uma nota de crédito nas situações seguintes:

• Erro no preenchimento da fatura: deve ser emitida uma nota de crédito na totalidade do valor da fatura, anulando-a, e emitindo nova fatura com os dados corretos. Exemplo: É emitida uma fatura sem NIF, mas posteriormente o cliente solicita a inclusão deste.

• Trocas de Produtos: deve emitir-se uma nota de crédito referente aos produtos a trocar, e emitir nova fatura referente a esses mesmos. Exemplo: Um cliente solicita a troca de uma peça de roupa porque não é do tamanho adequado.

• Devoluções: deve ser emitida uma nota de crédito no valor dos produtos devolvidos. Exemplo: O cliente adquire produtos com a respetiva fatura, e procede à devolução.

O que deve constar de uma nota de crédito rápido?

A nota de crédito deve conter certos elementos e informações para que seja válida:

• Data de emissão;

• Dados do comerciante;

• Dados do cliente (facultativo);

• Referência ao número da fatura que está a retificar (alínea 6 do artigo 36º do CIVA);

• Motivo da retificação (devolução de produto, troca, inclusão de NIF, nome ou outro dado na fatura).

As notas de crédito só são necessárias no caso de já ter enviado a fatura ao cliente, e de este já a ter registado para efeitos contabilísticos. No caso de se ter enganado na fatura, por exemplo, e não a ter enviado ainda, pode simplesmente anulá-la e emitir uma nova.

Qual o impacto fiscal das notas de crédito?

Uma nota de crédito, tal como uma fatura, tem IVA associado. Assim, esta terá um impacto fiscal, na contabilidade da empresa e do consumidor. Imagine que emite uma fatura a um cliente: terá de entregar o IVA pago pelo cliente ao estado; se o cliente fizer a devolução do artigo, poderá recuperar esse IVA.

Vamos tomar o exemplo de regularização de faturas (e correspondente IVA) já registadas. Se da correção resultar imposto a favor do sujeito passivo (o vendedor liquidou IVA “a mais”), a retificação do IVA é facultativa e pode apenas ser feita no prazo de dois anos. Se, por outro lado, resultar imposto a favor do estado (o vendedor liquidou IVA “a menos”, devendo IVA ao estado), a retificação do IVA é obrigatória, e deve ser efetuada sem penalidade até ao final do período seguinte àquele que respeita a fatura.

O cliente tem de ter conhecimento da regularização, ou nota de crédito, e a empresa tem que ter provas disto (alínea 5 do artigo 78º do CIVA). Contam para efeitos de prova qualquer meio de comunicação escrita – carta, ofício, fax, email – com referência expressa ao conhecimento da retificação do IVA, nota de devolução com menção à regularização do IVA, ou fotocópia da nota de crédito após assinatura e carimbo do adquirente.

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