As vítimas da pandemia da COVID-19 não são apenas as pessoas. Há muitos negócios a desaparecer. 2020 mostrou-nos que vivemos num sistema bastante volátil e que, para resistir, é importante prever múltiplos cenários e assegurar um plano B. E o plano B está no Plano de Continuidade de Negócios.

É mais do que um plano de contingência ou recuperação: o Plano de Continuidade de Negócios é uma ferramenta de análise que auxilia na tomada de decisão para garantir a excelência operacional em qualquer cenário adverso. E numa altura em que milhares de negócios foram forçados a interromper a sua atividade, é fundamental ter um plano de recuperação, com vista à reestruturação do negócio e da atividade, para que consiga manter-se sustentável.

A importância de ter um Plano de Continuidade de Negócios em 2021

Antecipar cenários, analisar o negócio e definir caminhos alternativos, é o ponto-chave para a recuperação e sustentabilidade futura do negócio.

Para tal, a resposta passa por apostar num Plano de Continuidade de Negócios, que é um guia para garantir a atividade em situações excecionais – como a atual crise pandémica que resultou em portas fechadas e montras vazias um pouco por todo o mundo.

E é nesta perspetiva que se compreende a importância deste plano: é uma resposta a uma contingência, um desastre ou emergência – como um cyberattack ou um desastre natural – e uma contribuição para garantir a operacionalidade e rentabilidade em qualquer situação.

Quais os benefícios deste plano?

A falta de um plano para iniciar a resposta de emergência pode levar a enormes perdas financeiras, perda de confiança do consumidor e, ainda, afetar a imagem da marca. Para evitar isso, o Plano de Continuidade de Negócios garante diversas vantagens:

1. Manter as operações comerciais: Ao manter estas operações durante uma crise, poderá mitigar as perdas financeiras e passar uma mensagem de estabilidade, tanto aos clientes, como aos colaboradores.
   
   
2. Aumentar a confiança dos consumidores: Os clientes esperam o melhor serviço da marca, por isso, é importante saber como agir em situações adversas.
   
   
3. Proteger a cadeia de abastecimento: As interrupções na Supply Chain são comuns e podem acontecer de diversas formas. Uma pandemia, como a atual, pode levar ao encerramento de fábricas ou a interrupções no transporte. É importante ter um plano B para contornar estes problemas.
   
   
4. Ganhar vantagem competitiva: Num cenário onde muitas empresas são afetadas por esta interrupção, a capacidade de manter a sustentabilidade do negócio é fundamental e será um grande passo para mostrar aos consumidores que a marca consegue responder a estas situações extremas.
   
   
5. Mitigar o risco de perda financeira: Com o plano certo para retomar rapidamente a atividade, é possível limitar ad perdas ao mínimo inevitável.
   
   

Como implementar um Plano de Continuidade de Negócios?

Uma das bases para o desenvolvimento de um Plano de Continuidade de Negócios é a análise de todo o ambiente empresarial: clientes, mercado, empresa, fornecedores ou tecnologia. Depois, importa analisar o que é possível fazer para aumentar a eficiência e garantir a rentabilidade.

Para isso, as empresas devem apostar em ferramentas de análise e de previsão que suportam o plano. São estas ferramentas que permitem olhar para o futuro e planear as mudanças estratégicas e operacionais para a estabilidade da empresa.

Por outro lado, é também importante entender que o plano não pode ser um elemento estático, mas deve adaptar-se ao cenário e ao nível de incerteza. Mas como estruturar um Plano de Continuidade de Negócios eficiente?

Analisar os riscos

O Plano de Continuidade de Negócios implica a definição de qualquer risco que possa afetar a atividade da empresa. Após os riscos terem sido identificados, o plano deve abordar os seguintes aspetos:

• Determinar a forma como esses riscos poderão afetar as operações;
• Implementar estratégias de salvaguarda;
• Desenvolver testes;
• Revisão do processo para garantir a sua atualização.
  
  

Conhecer o mercado e definir uma estratégia

O primeiro ponto-chave é entender qual o propósito da empresa, em que mercado atua, qual o perfil do cliente e as suas necessidades, quem é a concorrência e quem são os fornecedores. Saber responder a estes pontos é fundamental para a tomada de decisão ágil e eficiente.

Avaliar os recursos disponíveis

O Plano de Continuidade de Negócios avalia a empresa num sentido amplo e, por isso, será preciso avaliar todos os recursos disponíveis para a reestruturação do plano de negócio: as pessoas e as funções essenciais, os recursos financeiros ou as ferramentas e tecnologia. Nesta fase, é essencial conhecer as ameaças e as oportunidades para ter uma visão global e clara para a mitigação dos riscos.

Implementar o plano de continuidade de negócios

O Plano de Continuidade de Negócios é desenvolvido aos poucos. Para tal, a empresa deve ser capaz de responder a algumas questões:

• Como mudar as operações?
• Como proteger os ativos?
• Como reinventar o modelo de negócio e adaptá-lo a situações adversas?
  
  

O Plano de Continuidade do Negócio oferece respostas às perguntas que impulsionam o futuro do negócio. E isso envolve seis etapas gerais:

1. Identificar a finalidade do plano;
2. Identificar as principais áreas de negócios;
3. Identificar funções críticas;
4. Identificar dependências entre várias áreas de negócios e funções;
5. Determinar o tempo de inatividade aceitável para cada função crítica;
6. Criar um plano para manter as operações.
   
   

Testar o plano

Certifique-se de que todas as funções do negócio foram abordadas. Não deixar nenhuma função fora do plano é essencial, mas isso não significa que uma não se torne mais importante que outra. Contudo, é fundamental certificar-se de que documentou o seguinte:

• Nível de risco do negócio;
• Impacto nos funcionários e clientes;
• A comunicação;
• Criação de política de emergência;
• Recursos financeiros que podem ser utilizados em caso de desastre.
  
  

A ferramenta essencial para a recuperação do negócio em 2021

Começámos 2020 com expectativas otimistas: um novo ano, uma nova década, uma nova oportunidade para prosperar. Mas não demorou muito para os negócios serem postos à prova. A incerteza invadiu todos os planos de negócio que não estavam preparados para uma situação tão adversa como a que ainda vivemos.

Foi obrigatório abrir caminho para o novo normal. Para tal, e para 2021 ser um ano sem percalços, tenha sempre todas as ferramentas de que necessita para conhecer o seu negócio como a palma da mão.

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