Reconciliação bancária: o que é e como fazer?

Se tem ou gere uma empresa, sabe que uma das suas tarefas mais importantes e, também, mais difíceis é conseguir ter um controlo permanente sobre as contas da empresa.

Independentemente da sua dimensão, com maior ou menor frequência, realiza tarefas financeiras diariamente, sejam elas pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes – sejam através de transferências bancárias ou cheques, na totalidade da dívida ou parcialmente –, afetação a contas poupança, investimentos, entre outros.

Entre tantos movimentos possíveis, é possível que nem sempre os movimentos considerados na contabilidade reflitam a situação atual da tesouraria da empresa. A acrescer, acontecem por vezes determinados erros, como a não consideração de gastos mais pequenos, ou a mistura de contas pessoais com as profissionais, que quase sempre geram movimentos não previstos e que podem acabar por afetar a saúde financeira da empresa.

Assim, é muito importante estar sempre a par da situação real das suas contas de forma a poder precaver-se e fazer um planeamento informado, sendo a reconciliação bancária uma parte fulcral da sua gestão de tesouraria.

O que é a reconciliação bancária?

De forma simples, a reconciliação bancária é o processo através do qual se comparam os movimentos de entradas e saídas reais constantes dos extratos bancários com os movimentos registados nos extratos contabilísticos, fazendo corresponder uns a outros ao corrigir as inconsistências existentes, de modo a obter um saldo bancário na contabilidade igual ao real.

Todas as empresas, à data da sua criação, são obrigadas a ter pelo menos uma conta bancária. Tenham elas apenas uma ou várias, todas elas com o seu próprio objetivo, se envolverem uma transação financeira, é importante fazer a reconciliação de todas separadamente para que a contabilidade reflita a atual situação financeira da empresa.

Como fazer a reconciliação bancária?

Tendo em mente o que é e quão importante é, seguem alguns passos para elaborar uma correta e eficiente reconciliação bancária, de modo a obter um relatório fidedigno e detalhado da posição atual da entidade.

1. Identifique todas as contas bancárias

O primeiro passo é perceber quantas contas bancárias tem a empresa – lembre-se, todas as contas, sejam elas à ordem, poupança, de cartão de crédito ou até de PayPal – e obter os extratos de cada uma. Independente da quantidade de contas existentes, todas devem ser conciliadas.

2. Registe todos os movimentos diariamente

Deve sempre ter um registo permanente e atualizado dos movimentos financeiros de entradas e saídas da empresa, preferencialmente, num software de gestão como o Jasmin.

Deve registar todas as transações – recebimentos de clientes, pagamentos a fornecedores, pagamentos de vencimentos, pagamentos de empréstimos, receção de juros de depósitos, impostos, entre outros – separadamente por conta bancária, de modo a poder extrair um extrato para cada uma. Sem ter esta informação reunida, não conseguirá fazer a reconciliação bancária; afinal, esta trata-se da comparação destes movimentos com os das contas bancárias respetivas.

3. Facilite a comparação: imprima todos os extratos

Uma vez colecionados os extratos bancários e os extratos contabilísticos de cada conta, imprima todos os extratos bancários e contabilísticos, de todas as contas existentes, filtrando as datas de modo a que contenham o saldo final do período para o qual estiver a fazer a reconciliação (dia, semana, mês).

4. Compare os saldos e os movimentos

Está na hora de comparar os saldos dos extratos bancários com os da contabilidade. Verifique movimento a movimento e assinale nos dois lados, por exemplo com um “visto” (√), os que coincidem em valor e em data e, portanto, estão conciliados. Os que não coincidem terão de ser reconciliados.

5. Corrija os movimentos incoerentes

Trate agora dos movimentos que não coincidem, ou seja, que não estão presentes num extrato ou noutro ou estão indevidamente lançados. Cada irregularidade deve ser estudada, no sentido de perceber o seu motivo e origem, e justificada. Todas as divergências encontradas deverão ser corrigidas na contabilidade de modo que este saldo e o do extrato do banco sejam iguais.

Como? 

- Primeiro, precisa de ter um documento de reconciliação bancária por conta. Neste documento deve:

a. começar por introduzir o saldo bancário final do período considerado (dia, semana, mês), tal como aparece no respetivo extrato. Este saldo é a base para fazer todas as alterações seguintes;

b. relativamente aos movimentos existentes no extrato bancário, mas não constantes do extrato da contabilidade, por ainda não estarem justificados pelo respetivo documento contabilístico, adicionar as saídas e subtrair as entradas;

c. relativamente aos movimentos registados no extrato da contabilidade, mas não existentes no extrato bancário, por ainda não terem ocorrido (por exemplo, cheques recebidos, mas ainda não creditados pelo banco), adicionar as entradas (movimentos a débito) e subtrair as saídas (movimentos a crédito).

d. após estas operações e justificadas as divergências, o saldo conciliado a partir do saldo bancário será igual ao saldo da contabilidade.

Quando fazer a reconciliação bancária

Sendo a reconciliação bancária um procedimento fulcral para a tomada de decisões reais, baseadas em factos reais, deve ser repetida de forma constante.

Dependendo da dimensão da empresa e da quantidade de documentos, a reconciliação bancária deve, idealmente, ser feita diariamente ou semanalmente de modo a que os saldos contabilísticos sejam quase permanentemente iguais aos saldos reais e, assim, possa obter informações sem qualquer surpresa ou distorção da realidade. Claro que, se a sua empresa tem uma menor quantidade de transações, há menos probabilidade de haver erros e incoerências e, portanto, poderá alargar um pouco o intervalo entre reconciliações fazendo-as, por exemplo, mensalmente. No fundo, deve ajustar a periodicidade às necessidades da empresa.

Dicas para uma reconciliação bancária mais eficiente

Como provavelmente já terá constatado, a reconciliação bancária pode ser um processo demorado que exige esforço, concentração e atenção ao detalhe. Seguem abaixo algumas dicas para que o seu trabalho não seja tão árduo.

Tenha os registos sempre em dia

Como já referido, é muito importante que mantenha os lançamentos de todos os movimentos de entradas e saídas em dia. Se for possível, registe-os no momento em que ocorrem para evitar a perda ou o esquecimento de algum, ou o trabalho moroso de ter de fazer tantos registos de uma só vez.

Defina um objetivo para as informações obtidas

Seja a prossecução de objetivos fiscais, com a simples remoção de incongruências, seja o planeamento de possíveis investimentos, deve definir um objetivo para as informações obtidas com a reconciliação bancária. Ter um objetivo claro ajudá-lo-á a perceber não só a necessidade de ter este procedimento em dia, como também a definir a sua periodicidade.

Use um software de gestão

Alivie a sua carga ao delegar algum do seu trabalho a um software de gestão. Com capacidades de processamento de dados muito superiores às do cérebro humano, estes tipos software permitem-lhe preocupar-se apenas com a interpretação dos dados, automatizando ou facilitando a parte mais mecânica do processo, como os passos 3 e 4 referidos acima.

O Jasmin ajuda-o na sua gestão de tesouraria

Com uma forte componente de IA e Machine Learning, o Jasmin simplifica a gestão diária do seu negócio, aumentando a produtividade nas tarefas administrativas mais rotineiras, e isso inclui a gestão da sua tesouraria, da qual faz parte a reconciliação bancária. Sendo um software de gestão certificado que funciona na cloud, poderá aceder aos seus dados em qualquer lugar, sem perder nenhum pelo caminho.

Com a possibilidade de automatização da receção e lançamento de recebimentos e também com a funcionalidade de reconciliação bancária, a morosidade deste procedimento tem os dias contados. Além de haver muito menos probabilidade de haver erro humano nestes lançamentos, o Jasmin automatiza a reconciliação destes e dos restantes, de forma a que tenha sempre à mão os dados essenciais à tomada de decisão. O que espera? Experimente gratuitamente e sem compromisso o Jasmin Express e deixe-o fazer parte da sua equipa.