Software de gestão inteligente: o que podemos esperar no futuro?

Dos mainframes dos anos 60 (aqueles computadores que ocupavam uma sala inteira), à nuvem do século XXI, os softwares de gestão não têm parado de evoluir. Pelo caminho foram ganhando rapidez, adquiriram novas funcionalidades e tornaram-se mais user-friendly.

Com a crescente introdução de tecnologias como a inteligência artificial, o machine learning e o processamento de linguagem natural, a nova geração de softwares de gestão promete ser ainda mais inteligente. A tendência é para que estes sistemas deixem de ser meros processadores de informação, para se transformarem em verdadeiros assistentes de negócio, com a capacidade de produzir análises e insights poderosos que sirvam de suporte às decisões dos gestores.

Eis algumas das coisas que podemos esperar de um software de gestão inteligente no futuro próximo.

O fim da entrada manual de dados

Não é novidade nenhuma que os documentos em papel se vão evaporar, e ao que tudo indica a introdução manual de dados vai seguir o mesmo caminho. À medida que a automação, o machine learning e a inteligência artificial vão sendo integrados nos sistemas, a necessidade de intervenção humana, para um sem número de tarefas, tornar-se-á praticamente nula. 

Senão vejamos. No passado, para automatizar um processo era necessário um programador humano, muitas linhas de código e litros de café. Mas com a introdução de tecnologias como o RPA (Robotic Process Automation) as coisas estão rapidamente a mudar. Ao invés de mapear um processo passo-a-passo, as ferramentas de RPA, ou bots, funcionam antes como “mirones”. Observam, discretamente, as ações virtuais do utilizador (dos cliques no rato à inserção de dados), apreendem as regras do processo, e depois imitam exatamente aquilo que os humanos fizeram. Tarefas monótonas e repetitivas são candidatas ideais à automatização através desta tecnologia.

Vai um exemplo prático? Que tal o processamento de faturas?

As faturas dos fornecedores chegam em diferentes formatos: papel, documentos Word, ou ainda em PDF num anexo de e-mail. Até agora era necessário transferi-las manualmente para o sistema de faturação e de seguida verificar se não existiam discrepâncias.

Utilizando ferramentas de RPA, os bots do software de gestão inteligente conseguem detetar se há novas faturas a processar, extrair os dados relevantes de cada documento, registar essa informação no sistema e notificar o fornecedor por e-mail. Tudo de forma automática e sem que nenhum humano tenha de mexer uma palha.

A extração de dados das faturas é feita com recurso ao reconhecimento ótico de caracteres (OCR, na sigla inglesa) que permite a conversão de texto em dados eletrónicos. Um software de gestão inteligente, como é o caso do Jasmin, já utiliza esta tecnologia para criar despesas automaticamente através de uma simples fotografia da fatura.

Um turbinado de automação

A automatização de processos que o RPA possibilita é bastante útil, não só porque reduz o tempo despendido com o registo de dados, como diminui o número de erros a que os processos estão sujeitos. E quando juntamos tecnologias cognitivas como o machine learning à mistura, as coisas começam então a ficar realmente interessantes.

Um dos exemplos é a integração do email com o software de gestão utilizando inteligência artificial e o processamento de linguagem natural (PLN). Para os que estão menos familiarizados com o termo, o PLN é a utilização de algoritmos capazes de analisar e compreender a linguagem humana. 

No futuro, graças a este mix de tecnologia, um software de gestão inteligente será capaz de varrer a caixa de email do utilizador para recolher os vários pedidos de clientes ou fornecedores, analisar os detalhes de cada mensagem e compreender as ações a tomar em seguida.

Além de detetar a ação pretendida, o sistema pode ainda utilizar a análise de sentimentos (que determina o tom de um texto ou discurso) para decidir se aquele pedido deve ter prioridade em relação aos restantes. 

Análises e insights cada vez mais poderosos

Todas as empresas (independentemente do tamanho) geram dados. Muitos dados. O seu pequeno negócio também: dados sobre vendas, despesas, clientes, inventário, entre outros. Algures no meio dessa pilha de números estão as respostas que podem ajudar a desenvolver o negócio, mas a maioria de nós não sabe o que procurar nem sequer o que fazer com base nessa informação.

Esta é uma daquelas áreas em que o software de gestão inteligente fará jus ao nome, oferecendo aos gestores ferramentas de análise cada vez mais poderosas e que permitam a tomada de decisões mais rápidas e acertadas.

Aprofundar a análise de dados internos

A maior parte dos softwares atuais já permite algum tipo de análises, como a comparação de resultados mês a mês ou ano a ano. Mas com recurso à inteligência artificial e a técnicas analíticas avançadas, será possível determinar, por exemplo, qual a rentabilidade de um cliente nos últimos cinco anos ou quais os clientes responsáveis pela maior parte das receitas. 

Utilizando modelos de análise preditiva, o sistema será capaz de “olhar” para o histórico de vendas e detetar clientes em risco de abandonar a empresa, prever resultados futuros, ou até de antecipar a procura. Em função destes dados, o software pode notificar o gestor com alertas sobre os clientes em que a empresa deve continuar a apostar, aqueles que é importante reter, ou quais as necessidades de inventário face à previsão de vendas.

Dar o salto para os "grandes dados"

Além da análise dos dados financeiros da empresa, a tendência é que cada vez mais os softwares de gestão integrem ferramentas analíticas que façam o cruzamento com dados provenientes de outras fontes. Essas ferramentas podem, por exemplo, analisar previsões meteorológicas, dados de avaliações (reviews) de produtos ou serviços, dados demográficos, entre outros, e correlacioná-los com os dados financeiros do seu negócio permitindo insights ainda mais poderosos.

Vejamos um exemplo clássico: as vendas de gelados.

Em dias de calor a procura por gelados pode facilmente aumentar em 50%, ao passo que em dias cinzentos e de chuva diminui 20%. Se houver uma onda de calor, imaginemos em Maio, o mais provável é a empresa que vende gelados não se ter abastecido de acordo, até porque o Verão só começa em Junho.

Recorrendo a previsões meteorológicas e analisando os dados de vendas dos últimos anos, o software de gestão pode, no entanto, estimar qual será a procura durante a onda de calor primaveril que se avizinha e, em função disso, recomendar ao gestor um aumento do stock de gelados. Resultado? Mais vendas de gelados, níveis de inventário equilibrados, e gestores certamente mais felizes.

Jasmin: o seu software de gestão inteligente (hoje e amanhã)

Para simplificar, cada vez mais, a gestão do seu negócio, estamos constantemente a desafiar as fronteiras da tecnologia atual, em busca de soluções de gestão inovadoras. O Jasmin, é o melhor exemplo disso.

Através da automatização de processos, este software de gestão inteligente liberta os empreendedores, startups e PMEs, de tarefas administrativas entediantes e permite-lhes concentrarem-se naquilo que é realmente importante.

Utilizando mecanismos de inteligência artificial e machine learning, o Jasmin organiza e interpreta os dados que circulam no sistema, alerta sobre o desempenho atual e prevê a evolução futura. Tudo com mensagens dinâmicas no seu painel de controlo, de compreensão simples e rápida.

Por ser 100% cloud, com o Jasmin é muito rápido faturar, gerir compras e inventário, controlar contas correntes e a tesouraria, responder às obrigações fiscais, monitorizar a evolução do negócio e dos indicadores de gestão, a qualquer hora e em qualquer lugar.

De que é que está à espera para tirar partido da nova geração de software de gestão inteligente? Com o Jasmin, o futuro é agora. Experimente, é gratuito!