Trabalhador independente, trabalhador a recibos verdes, freelancer… são vários os termos usados para descrever a opção que muitos trabalhadores que querem começar a sua atividade a solo escolhem para exercerem a sua função. 

Não é por acaso que o fazem: em muitos casos, principalmente para quem está a começar, é a opção mais simples e mais económica de arrancar com um negócio. Contudo, não é isenta de obrigações para poder manter-se legal.

Obrigações fiscais do trabalhador independente

Como qualquer outro trabalhador ou atividade, um trabalhador independente ou freelancer tem obrigações de caráter fiscal a cumprir, desde comunicações obrigatórias ao pagamento de impostos. Vejamos abaixo as principais obrigações.

Comunicação do início de atividade

O trabalhador independente não pode começar a operar sem abrir uma atividade nas finanças, por isso, este é logo o primeiro passo – a não ser numa exceção, que é quando um trabalhador passa um ato isolado por um trabalho esporádico que fez num ano.

As boas notícias é que esse procedimento pode ser feito online, bastando dirigir-se ao Portal das Finanças e escolher a opção de “Entregar Declaração”, sob o separador “Início de Atividade”, sendo necessário ter consigo as credenciais de acesso.

Para preencher a declaração de início de atividade, será necessário, em traços gerais:

1. Preencher os seus dados, sendo que os registados no Portal já aparecem pré-preenchidos;
2. Indicar os códigos CIRS (para atividades de prestação de serviços) e CAE (para outras atividades, como de comércio) principais e secundários;
3. Indicar a data de início de atividade e o volume de faturação previsto para o resto do ano, sendo feito proporcionalmente o cálculo anual;
4. Indicar o tipo de operações que irá efetuar, bem como a opção pelo regime normal de IVA, se pretender não optar pela isenção, e o IBAN para reembolsos futuros;
5. Indicar se pretende optar pela contabilidade organizada. 

Relativamente ao volume de faturação anual previsto, deverá ter em conta que, se for superior a 12.500 euros, terá obrigatoriamente de ficar abrangido pelo regime normal de IVA e, portanto, liquidar IVA. Caso contrário, enquadra-se no regime de isenção, a não ser que declare que pretende o normal. A mesma situação se aplica à obrigatoriedade de retenções na fonte.

Outra situação a ter em conta em relação ao volume de faturação anual é o enquadramento (ou não) no regime simplificado, sendo que este é automático quando o valor previsto é inferior a 200 mil euros, a não ser que declare que pretende optar pela contabilidade organizada.

Emissão de faturas e comunicação à Autoridade Tributária (AT)

Outra obrigação que o trabalhador independente tem é a de faturação dos seus serviços no final de cada um. Essa faturação pode ser feita diretamente no Portal das Finanças (o recibo verde) ou, em alternativa, pode escolher usar um software de faturação certificado pela AT que lhe permita outras opções de gestão do negócio.

As faturas emitidas diretamente no site da AT são comunicadas automaticamente, mas as emitidas num software externo têm de ser comunicadas no e-Fatura até ao dia 12 do mês seguinte automaticamente, através do ficheiro SAF-T ou manualmente.

A emissão das faturas deve estar sempre de acordo com o enquadramento em que se insere: se estiver no regime normal de IVA, deve acrescê-lo ao valor, bem como deve indicar a taxa de retenção na fonte, se a ela estiver sujeito, que será reduzida ao valor a receber.

Validação das despesas da atividade

Para a generalidade dos contribuintes, a não ser algumas despesas que não sejam categorizadas e fiquem pendentes de verificação, todas as restantes são automaticamente tidas em conta para apuramento do IRS.

Contudo, no caso dos trabalhadores independentes, todas as despesas devem ser verificadas até ao dia 25 de fevereiro do ano seguinte, indicando se cada fatura é de uma despesa afeta à atividade profissional, sob pena de, se não o fizerem, as mesmas não serem consideradas e poderem vir a pagar mais imposto.

Entrega da declaração periódica de IVA e pagamento

Caso não se tenha enquadrado no regime de isenção de IVA, por não ter volume anual de faturação inferior a 12.500 euros ou por opção, terá de entregar a declaração periódica do IVA e pagar o imposto apurado.

A declaração periódica de IVA é entregue trimestralmente (a não ser que opte pelo regime mensal ou a sua faturação no ano anterior ultrapasse 650 mil euros) até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre correspondente (ou seja, fevereiro, maio, agosto e novembro) – por exemplo, a declaração periódica relativa às transações ocorridas entre janeiro e março deve ser entregue até ao dia 15 de maio.

Essa declaração serve de base para o apuramento do imposto, pelo balanço entre o IVA deduzido nas despesas da atividade e o IVA liquidado nas vendas, cujo pagamento deve ser efetuado até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao trimestre em questão, ou seja, até ao dia 20 dos mesmos meses.

Entrega da declaração anual de rendimentos e pagamento do IRS

Independentemente de ter ficado ou não isento de fazer a retenção de IRS nas suas faturas, a declaração anual de rendimentos, a Modelo 3, tem de ser entregue – como, aliás, acontece para todos os trabalhadores –, com o preenchimento do anexo B (ou C, no caso de ter contabilidade organizada) e, normalmente, do anexo SS.

A declaração Modelo 3 deve ser entregue uma vez por ano, relativamente às transações ocorridas no ano anterior, entre os dias 1 de abril e 30 de junho.

No apuramento do imposto a pagar serão deduzidas as retenções na fonte que tiverem sido efetuadas, já que funcionam como um adiantamento que é feito durante o ano para este imposto. Caso exista imposto a pagar, deve fazê-lo até ao dia 31 de agosto; caso contrário, a AT fará a devolução do montante para o IBAN que tiver indicado.

Comunicação de rendimentos e pagamentos à Segurança Social

Ao abrir a atividade no Portal das Finanças, a comunicação à Segurança Social é feita automaticamente, pelo que não tem de duplicar passos. Contudo, se for a primeira vez que tem uma atividade como trabalhador independente, só após 12 meses é que fica sujeito ao pagamento contribuições.

A partir desse momento, terá de entregar trimestralmente, no mês seguinte, uma declaração de rendimentos correspondente aos rendimentos do trimestre anterior, ou seja, até ao fim de janeiro, abril, julho e outubro. Esta definirá o montante de contribuições a pagar nos meses seguintes, entre o dia 10 e o dia 20 de cada mês. Não havendo rendimentos a declarar, há montante mínimo a pagar de 20 euros.

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