Sem os meios e as técnicas corretas, a gestão de stocks pode ser uma verdadeira dor de cabeça, além de a sua ineficiência poder representar perdas de milhares de euros. Ter sempre produtos para servir a sua produção e os seus clientes é importante, mas igualmente importante é não perder o fio à meada.

O que são stocks?

Os stocks, também conhecidos por existências ou inventários, são o conjunto de bens circulantes que uma empresa tem no seu armazém num determinado período de tempo para satisfazer as suas necessidades produtivas ou vender.

Os stocks são, por isso, componentes de empresas que se dedicam à produção, à venda ou à revenda de produtos, não se aplicando a empresas exclusivamente de serviços.

Na legislação portuguesa, todos os inventários têm de ser comunicados à AT (Autoridade Tributária e Aduaneira), com referência às quantidades em armazém no último dia do período de tributação, ou seja, para as empresas em que este coincide com o ano civil, a 31 de dezembro.

Que tipos de produtos constituem os stocks?

Podem constituir os stocks de um negócio um ou diversos dos seguintes tipos de produtos principais:

• mercadorias, que são produtos adquiridos com destino à venda, sem transformações substanciais;
• matérias-primas, que se destinam a serem incorporadas no processo produtivo;
• matérias subsidiárias, que são bens indispensáveis à produção, mas não incorporados nos produtos;
• produtos intermédios, resultantes do processo produtivo, mas destinados a serem usados em processos produtivos subsequentes;
• produtos acabados, que são os bens finais provenientes da produção.

Um negócio que produz para vender pode ter diversos tipos de produtos em armazém, desde matérias-primas, a produtos intermédios e acabados. Já uma empresa de revenda, normalmente, tem stocks de mercadorias.

Porque é que as empresas constituem stocks?

São diversos os motivos pelos quais as empresas constituem stocks:

• maior controlo e rapidez na resposta aos seus clientes;
• possibilidade de obtenção de melhores condições junto dos fornecedores (preços ou condições de pagamento) ao comprar em quantidades maiores;
• para pouparem aquando das subidas de preços ao comprarem antes;
• maior produtividade e agilidade ao não correrem o risco de ruturas.

Porque é importante ter uma gestão de stocks eficiente?

Na gestão dos stocks, o ideal é garantir que estes existem em quantidades suficientes, nos tempos certos e, para tal, é necessário que a cadeia de abastecimento seja organizada e a gestão interna seja eficiente.

Disponibilidades imediatas para responder aos clientes

Com as compras cada vez mais facilitadas, a exigência dos clientes aumenta. Por isso, se não tiver stock adequado para responder às suas necessidades num curto espaço de tempo, há uma grande possibilidade de perder esses clientes para os seus concorrentes.

Stocks parados equivalem a custos

Uma gestão de stocks ineficiente pode levar a que existam demasiados produtos parados em armazém, o que poderá trazer problemas de liquidez, pois é necessário pagar aos fornecedores, podendo afetar a aquisição de outros produtos (mais) necessários num certo momento.

Além disso, bens em excesso podem levar a uma maior ocupação de espaço e a um aumento dos custos de armazenamento, que incluem custos com seguros.

Por outro lado, o facto de ter produtos muito tempo em armazém pode levar a que passem do prazo de validade ou fiquem obsoletos, o que significa que estes serão para desperdiçar e não trarão rendimentos.

Previsão de necessidades futuras

Uma gestão eficiente de stocks implica saber sempre as existências atuais em armazém, bem como as saídas, de forma a poder construir um histórico que permita antecipar as necessidades para evitar ruturas. Assim, poderá proceder às suas encomendas tendo em conta as quantidades realmente necessárias e os prazos de entrega dos fornecedores.

Como controlar todas as entradas e saídas de stock

Na gestão de stocks é essencial ter uma visão integrada e realista das quantidades existentes, consumidas e vendidas, ou seja, controlar as entradas (compras) e as saídas (vendas). Alguns exemplos de como o pode fazer:

Digitalize os seus stocks

Da mais pequena empresa à maior, a forma mais fácil e precisa de controlar os stocks é recorrer a um software de gestão com a funcionalidade de gestão de inventários que permita registar as compras e alocar os produtos aos diversos armazéns, além das suas saídas de armazém, normalmente por via da produção ou faturação.

Deste modo, consegue saber com rigor, em tempo praticamente real, as quantidades existentes e a localização por armazém, além da respetiva valorização monetária, de forma a poder planear as suas encomendas futuras.

Identifique inequivocamente os produtos

Independentemente de serem matérias-primas ou mercadorias, é importante que cada produto tenha uma identificação única e atribuída à entrada em armazém. Este processo facilitará a verificação e a incorporação de tecnologias para integrar com o software de gestão.

Incorpore tecnologias de registo e controlo

Associadas à identificação dos bens em armazém, pode incorporar tecnologias que apoiam no registo, controlo e localização dos mesmos, das quais são exemplo os tradicionais códigos de barras ou os QR Codes e a identificação via RFID.

A utilização de códigos de barras ou de QR codes associados a leitores com ligação ao seu software de gestão ajudam a agilizar o registo das entradas, o controlo das existências e as saídas, por exemplo, aquando do registo nos sistemas de pontos de venda (POS), sem erros.

Por outro lado, os sistemas de RFID (Radio Frequency Identification, ou Identificação por Radiofrequência) permitem não só identificar os produtos, como segui-los ao longo de todo o processo, desde à produção ao ponto de venda. Funcionam mediante aposição de uma etiqueta com um microchip em cada produto que pode conter várias informações sobre o mesmo.

A tecnologia RFID vai além das anteriores, podendo os seus leitores variar desde manuais a espécies de pórticos (por exemplo, colocados às portas dos armazéns), onde podem passar vários bens e serem lidos em simultâneo, até a uma distância de vários metros. Estes leitores podem ser colocados em pontos estratégicos de modo a poderem acompanhar os movimentos e localização dos produtos.

Garanta a segurança do seu stock

Um grande ponto de descontrolo na gestão de stocks pode ser algo tão simples como estes se perderem nas diversas etapas ou mesmo serem roubados, fazendo com que possa estar a contar com algo que não existe.

Neste campo, é importante verificar recorrentemente as suas quantidades, bem como colocar sistemas de controlo e alarme nos seus produtos – quer numa coisa, quer noutra, as tecnologias acima podem auxiliar:

• na facilidade de ler os códigos e registar rapidamente num documento de conferência;
• na prevenção de roubos, uma vez que os leitores de RFID (colocados, por exemplo, à saída do ponto de venda) podem ser associados a sistemas de alarme.

Precisa de controlar eficientemente os seus stocks? Conheça o Jasmin

O equilíbrio entre ter o suficiente para as necessidades existentes e o não exagerar nas encomendas é a chave da gestão de stocks e, como referimos acima, a forma mais fácil de ter sempre as suas quantidades na ponta da língua é através de um software de gestão como o Jasmin.

O Jasmin é um software de gestão que funciona na cloud, acessível e sem necessidade de instalações, dando acesso à mesma conta a partir de diversos dispositivos. Isto significa que, além da facilidade em ter o seu stock atualizado, com a respetiva valorização e por armazém, também tem facilidade em ver os seus movimentos em tempo real, onde quer que se encontre.

E, melhor ainda, porque o sucesso do seu negócio está em primeiro lugar, pode fazer tudo isso sem qualquer custo durante os primeiros 30.000 euros de faturação! Experimente já o Jasmin gratuitamente.