Se a sua atividade inclui venda de produtos, independentemente do sistema de inventário que utilize, permanente ou intermitente, uma das tarefas mais importantes para a sua saúde é a gestão de stocks em termos de quantidades e de valor. Contudo, a importância desta gestão vai além disso, sendo imprescindível para a comunicação de inventários.

Uma obrigação comum a praticamente todos os negócios, a comunicação de inventários sofreu alterações no último ano relativamente à informação que é necessário fazer chegar ao fisco, bem como à estrutura do ficheiro utilizado para o efeito.

O que é e para que serve a comunicação de inventários?

A comunicação de inventários é uma obrigação declarativa de frequência anual que serve para informar a Autoridade Tributária (AT) sobre as existências finais, em quantidade e em valor, que cada empresa tem nos seus armazéns no último dia de cada exercício económico.

Esta é uma obrigação em vigor desde 2015, prevista no artigo 3.º-A do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto, aditado pela Lei n.º 82-B/2014, de 31/12, que aprovou o Orçamento do Estado para 2015, e sofreu a sua última alteração através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02.

A obrigação de comunicação de inventários foi anteriormente alterada para abranger mais sujeitos passivos, mantendo-se a sua estrutura. No entanto, para o ano de 2023, a informação necessária e a estrutura do ficheiro sofreram alterações importantes: passaram a ser previstos os ativos biológicos e os inventários passaram a ter de ser valorizados.

O que são inventários valorizados?

Desde a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, a comunicação de inventários tem de incluir a valorização dos mesmos – anteriormente, bastava comunicar à AT os inventários existentes em quantidade.

Inicialmente com entrada em vigor prevista para 1 de janeiro de 2020, relativamente aos stocks de 2019, esta nova obrigação foi adiada até entrar em vigor em 2023, com referência aos inventários relativos a 2022.

A comunicação de inventários valorizados, como o nome indica, trata-se de atribuir às suas existências um valor de custo unitário, tal como necessita de aferir para calcular os preços de venda e as margens de lucro. Este valor, para cada referência única de produto, é colocado na coluna correspondente do ficheiro de comunicação de inventário, correspondendo à multiplicação do número de unidades existentes pelo seu valor unitário.

Para quem é obrigatória a comunicação de inventários?

A comunicação de inventários à AT é obrigatória para as pessoas singulares ou coletivas que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território nacional, que disponham de contabilidade organizada e que estejam obrigadas à elaboração de inventário.

De notar que, mesmo que os sujeitos passivos não tenham inventários no final do período de tributação, devem comunicar na mesma esse facto à AT.

Quem fica dispensado da comunicação de inventários?

Atualmente, os únicos sujeitos passivos dispensados de comunicar os seus inventários à AT são as pessoas singulares ou coletivas a que seja aplicável o regime simplificado de tributação em sede de IRS ou IRC.

Prazos para a comunicação de inventários

Os inventários devem ser comunicados anualmente até ao dia 31 de janeiro. E devem ser comunicados com referência às existências e respetivos valores em armazém no último dia do ano anterior.

No caso dos sujeitos passivos que adotam um período de tributação que não coincida com o ano civil, pela mesma lógica, os inventários têm de ser comunicados até ao último dia do primeiro mês seguinte à data do fim desse período.

Estrutura do ficheiro de comunicação de inventários

A comunicação de inventários à AT é feita mediante a entrega, através do e-Fatura, de um ficheiro de comunicação de inventário, cuja estrutura é definida na Portaria n.º 2/2015, de 6 de janeiro. Este ficheiro pode adotar um de dois formatos: formato de texto ou formato XML.

Seguindo a referida estrutura prevista, o ficheiro deve conter uma tabela de inventário de onde constam as seguintes informações:

• Tipo de produto (ProductCategory), que deve ser preenchido com:
  • “M” para mercadorias;
  • “P” para matérias-primas, subsidiárias e de consumo;
  • “A” para produtos acabados e intermédios;
  • “S” para subprodutos, desperdícios e refugos;
  • “T” para produtos e trabalhos em curso;
  • “B” para ativos biológicos.
    
    
• Identificador do produto (ProductCode), correspondente ao código único do produto, que deve corresponder ao mesmo código utilizado no ficheiro SAF-T (PT) de faturação;
• Descrição do produto (ProductDescription);
• Código do produto (ProductNumberCode), correspondente ao seu código de barras – caso não tenha, deve preencher com o mesmo código do campo “identificador do produto”;
• Quantidade (ClosingStockQuantity), correspondendo à quantidade de existência final do produto;
• Unidade de medida (UnitOfMeasure), preenchida conforme a unidade utilizada para cada produto, por exemplo, “unidades”, “kg” ou “m”;
• Valor (ClosingStockValue), preenchido com o valor total relativo à quantidade indicada.

Como comunicar os seus inventários à AT

O primeiro passo para comunicar os inventários é ter preenchido (ou extraído do seu software de faturação) o ficheiro destinado ao efeito. Caso preencha manualmente, pode encontrar o ficheiro exemplo na página de apoio ao contribuinte do Portal das Finanças (secção “Inventário”). 

Como referido acima, a comunicação de inventários é efetuada através do portal e-Fatura. Aqui deverá garantir que tem os seus dados de acesso ao Portal das Finanças atualizados.

Para comunicar os seus inventários, deverá seguir alguns passos simples:

1. Após entrar no portal, clique na secção “Inventários”.
2. Se ainda não tiver sessão iniciada, faça-o, a seguir ao que verá a secção de “Faturação” do perfil de “Emitente”;
3. Na secção “Comunicação de Ficheiros de Inventário”, clique em “Enviar Ficheiro Inventário”;
4. Na página seguinte, encontrará o número de contribuinte pré-preenchido e deverá indicar o ano a que corresponde o inventário e qual foi o último dia do período de tributação;
5. Dispondo de inventário no final desse período, clique no botão “Adicionar” para submeter o ficheiro de inventário (ou os ficheiros, se forem vários);
6. Selecione o(s) ficheiro(s) na pasta local do computador;
7. Clique em “Validar” para verificar que não há erros e, estando tudo correto, em “Submeter”.

Pode submeter ficheiros as vezes que entender, até à data limite, sem penalizações. O que será considerado pela AT será o último envio, sendo anulados todos os anteriores. Assim, caso pretenda comunicar as suas existências em mais do que um ficheiro, deve submetê-los todos em simultâneo. Caso contrário, uns substituirão os outros.

Caso não tenha inventário a comunicar, não necessitará de enviar qualquer ficheiro. Basta clicar em “Não possuo existências” e, depois, em “Submeter”.

Comunique os seus inventários facilmente com o Cegid Jasmin

Com o Cegid Jasmin, a comunicação de inventários é muito mais fácil, já que não precisa de preencher o ficheiro de inventário manualmente. Pode criar uma declaração anual de inventário e exportar o ficheiro de inventário em poucos passos e com a certeza de que está a cumprir a última legislação em vigor.

A gestão dos seus stocks também fica facilitada. Além de conseguir gerir todos os movimentos de entradas e saídas de cada armazém, pode fazê-lo em qualquer lugar, a qualquer hora, em qualquer dispositivo, já que o Cegid Jasmin funciona na cloud.

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