A gestão é um desafio constante para empresas de qualquer dimensão, mas particularmente para as pequenas empresas, que, apesar de representarem 99% do tecido empresarial português, não têm a vida facilitada. Desde a instabilidade financeira aos desafios de gerir uma equipa com recursos limitados, gerir uma pequena empresa requer muito sacrifício e muito trabalho. Felizmente, existe uma ferramenta que ajuda a libertar alguma desta carga e a simplificar trabalho: o software de gestão online.

O que é o software de gestão online?

O software de gestão online é um software disponível 100% online na web ou por aplicação móvel que empodera os gestores para gerir a sua empresa de forma integrada numa só plataforma.

Algumas das soluções que um software de gestão online pode providenciar para facilitar a gestão administrativa de uma empresa são:

• Controlar os ciclos de faturação;
• Registar automaticamente as despesas;
• Gerir automaticamente os movimentos de stocks;
• Acompanhar o cash-flow em tempo real;
• Controlar as contas correntes;
• Fazer a reconciliação bancária;
• Oferecer métodos de pagamento online;
• Gerir os canais de e-commerce numa só plataforma.

Vantagens de software de gestão online para pequenas empresas

Para pequenas empresas em particular, o software de gestão online oferece diversas vantagens para organizar e facilitar a gestão do negócio. As principais são:

Aumento da produtividade e eficiência

Um software de gestão online centraliza diversas das tarefas administrativas numa só plataforma; por exemplo, a gestão de despesas, o controlo das contas correntes, a faturação e a cobrança, entre muitos outros.

Como tal, este tipo de software permite minimizar o impacto de tarefas repetitivas e de perdas de tempo e aumentar a produtividade de diversos departamentos ligados à gestão, conseguindo, desta forma, trazer maior eficiência à gestão de uma pequena empresa.

Para além do mais, tendo em conta que, em pequenas empresas, muitas vezes os departamentos são menores e os colaboradores têm mais responsabilidades, o facto de o software de gestão online centralizar as tarefas permite-lhes serem também mais produtivos, sendo mais fácil dar resposta a todas as necessidades numa só plataforma. 

Informação sempre atualizada sobre as várias vertentes da empresa

A gestão tradicional passa, inevitavelmente, por muita documentação e muita burocracia, sendo preciso muito trabalho para estar sempre a par dos acontecimentos com a informação mais atualizada – algo que se agrava à medida que mais pessoas são envolvidas no dia a dia da gestão de uma pequena empresa.

O software de gestão online anula completamente essa limitação, visto que, por ser um sistema digital constantemente ligado às várias fontes de informação da empresa, toda a informação dirigida aos responsáveis está sempre atualizada ao minuto.

Por exemplo, para a faturação, é possível controlar em tempo real os ciclos de compra e venda, começando pela orçamentação até às encomendas e, finalmente, a cobrança. Desta forma, o envio de faturas e eventuais recebimentos são drasticamente acelerados e os gestores conseguem ter os dados mais atualizados sempre nas suas mãos para tomar decisões informadas.

Acessível a qualquer hora e em qualquer lugar

O software de gestão online distingue-se, como o nome indica, por ser um software acessível através da Internet (Software as a Service ou SaaS), via cloud.

Uma das grandes vantagens que esse acesso online disponibiliza é a capacidade de aceder ao software a qualquer altura e em qualquer lugar, sendo necessário apenas um dispositivo capaz com ligação à Internet, como um smartphone, um tablet ou um computador portátil, para conseguir acesso imediato e ilimitado a toda a informação nele contida.

Para uma pequena empresa, em que muitas vezes é preciso estar sempre em cima do acontecimento e tomar decisões rápidas e ágeis, isto torna-se uma extraordinária vantagem e concede-lhe a liberdade de gerir a sua empresa onde e quando quiser.

Maior segurança da informação vital para o seu negócio

Como já referido, muita da gestão tradicional passa por documentação. Esta documentação nem sempre está segura, bastando o extravio de uma carta ou e-mail para informações vitais sobre a empresa caírem, potencialmente, nas mãos erradas.

O software de gestão online permite combater essa vulnerabilidade, já que toda a informação contida no mesmo é encriptada e protegida por layers de segurança. Todos os dados são alojados na cloud e, apesar de estarem disponíveis a toda a hora para qualquer dispositivo, apenas aqueles que realmente têm acesso lhes conseguem chegar.

Assegura o cumprimento das obrigações legais e fiscais

O software de gestão online, quando certificado pela Autoridade Tributária, permite-lhe assegurar o cumprimento dos requisitos legais e fiscais da sua pequena empresa. Ainda mais se integrar também um software de faturação eletrónica que cumpra as regras legais e fiscais de faturação, como a assinatura digital qualificada.

Para pequenas empresas, isto significa menos uma preocupação que tem de ter em conta e uma eliminação do risco de incumprimento (e das respetivas sanções) das suas obrigações legais e fiscais.

Automatização e inteligência artificial em prol da sua empresa

Com o software de gestão online, não só é possível automatizar tarefas repetitivas e simplificar processos, como também consegue tomar partido da inovação da inteligência artificial, que utiliza machine learning para interpretar os dados, identificar as tendências e prever o rumo dos seus resultados futuros, apresentados através de insights sobre o desempenho da sua empresa.

Assim sendo, as pequenas empresas conseguem aproveitar as vantagens das últimas inovações tecnológicas para potenciar a sua gestão e planear o seu futuro de forma informada.

O Cegid Jasmin é o software de gestão online certo para pequenas empresas

Uma pequena empresa precisa do software certo para conquistar o sucesso. O Cegid Jasmin é o software de gestão ideal para dar resposta às necessidades específicas das pequenas empresas, oferecendo, numa só plataforma, software de gestão, software de faturação, gestão de inventário, sistema Point Of Sale (POS) e pagamentos online, tudo integrado na cloud para que possa gerir a sua empresa a qualquer hora, em qualquer lugar e 100% online.

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