O objetivo primordial de qualquer empresa é ser rentável e, assim, gerar lucro. O lucro depende não só do valor das vendas que a sua empresa gera, mas também do valor das despesas. Em certos casos, estas despesas podem ser desproporcionais e em excesso em relação ao realmente necessário e um controlo de gastos eficiente é meio caminho andado para o sucesso.  

Do que trata o controlo de gastos?

O controlo de gastos, como o nome implica, trata-se de identificar e analisar todos os gastos da empresa e reduzir ou adaptar os excessivos ou desnecessários no sentido de aumentar a sua rentabilidade e os seus lucros.

Num mercado cada vez mais competitivo, com mais opções e modelos de compra e venda, são os negócios que controlam melhor os seus gastos que mais prosperam. Uma estrutura de custos muito elevada (e/ou descontrolada), mesmo com um nível de vendas que cumpre as expectativas, pode afetar o crescimento e, no limite, ser fatal para a sua empresa.

Um controlo de gastos bem conseguido começa com o planeamento, que passa pela criação de um orçamento com periodicidade adequada à dimensão do seu negócio – normalmente, mensal e anual. Este constituirá a base para que o gestor possa perceber se as despesas atuais estão dentro do plano e fazer os ajustes necessários para corrigir algo que não esteja.

Porque é importante o controlo de gastos

Controlar os gastos do seu negócio é importante por uma variedade de razões, entre as quais:

• estabilidade financeira, ao permitir que as despesas estejam alinhadas com as receitas, prevenindo problemas de cash flow;
• aumento da rentabilidade, ao minimizar despesas desnecessárias ou ao aumentar a receita com as existentes;
• otimização da alocação de recursos, ao atribuí-los a áreas de maior necessidade ou produtividade;
• tomada de decisões estratégicas baseada em informação clara e fidedigna.

Dicas para gerir as despesas da sua empresa

Tendo em conta a importância e a necessidade de manter um controlo de gastos aprimorado no seu negócio, eis algumas dicas para conseguir gerir melhor as suas despesas.

1. Faça um orçamento (e cumpra-o)

A base de qualquer passo estratégico é o planeamento e, no caso das despesas, após avaliar aquelas de que o seu negócio necessitará, é importante estabelecê-las por escrito. Por outras palavras, deve fazer um orçamento onde sejam detalhados não só os gastos, como também as receitas previstas para poder estabelecer limites.

Tão importante como definir um orçamento é cumpri-lo: mantendo-se as condições, deve cumprir à risca o que foi estabelecido. Caso, porventura, algo se altere e, por exemplo, não consiga atingir os níveis de receita planeados, deverá proceder a ajustes.

2. Controle todos os fluxos de caixa e mantenha um registo atualizado

Só será possível perceber se está a cumprir o planeado se controlar todos os fluxos de entradas e saídas de dinheiro. Deve manter um registo atualizado, de preferência em tempo real, acessível a todas as partes envolvidas na tomada de decisões.

Por mais irrisórios que possam parecer, todos os gastos devem ser registados, caso contrário, não se aperceberá de desvios que possam ocorrer.

Pontualmente, compare os gastos efetivos com os previstos, pois, mesmo que cumpra o plano em relação ao tipo de despesas, o valor associado pode sofrer variações. Este controlo permitir-lhe-á tomar ações imediatas para se manter no rumo.

3. Elimine ou reduza despesas desnecessárias ou excessivas

Não só na altura de elaborar o orçamento, como durante a sua execução, é importante perceber se existem despesas desnecessárias que podem ser eliminadas ou que requerem redução ou realocação. Pode, por exemplo, analisar se é possível poupar ao mudar de localização ou para um espaço mais pequeno ou optar por equipamentos de maior eficiência energética.

Mais do que isso, antes de dar o passo de efetuar uma compra, é importante analisar até que ponto ela é mesmo necessária.

5. Reveja os contratos e os preços dos fornecedores

Relacionado com o ponto anterior, é importante analisar os contratos que tem com os seus fornecedores e as condições oferecidas. Tal não implica necessariamente mudar um fornecedor de confiança, mas pode tentar renegociar o contrato para, por exemplo, obter prazos de pagamento mais alargados ou descontos de quantidade ou até procurar junto dele soluções mais eficientes ao nível do custo-benefício.

Por outro lado, pode fazer pesquisas de mercado para perceber se as soluções que tem poderiam ser mais vantajosas.

4. Separe as despesas pessoais das do negócio

Um problema que se coloca em muitos negócios, principalmente os de menor dimensão, é a mistura entre as despesas pessoais dos responsáveis e as efetivamente afetas e necessárias à atividade.

Este procedimento pode facilmente levar a que não seja possível prever e se perca o controlo dos gastos, arriscando a desfalcar inadvertidamente as contas do negócio e a afetar a realização de gastos necessários, prejudicando o seu crescimento.

6. Controle o fundo de maneio

O controlo de gastos não passa só por reduzi-los ou equilibrá-los, mas também por garantir que há disponibilidade financeira para efetuar os respetivos pagamentos – até porque os atrasos podem levar à aplicação de juros de mora ou agravamentos de preços, o que implica aumento nas despesas.

É importante ter um fundo de maneio (a diferença entre as entradas e as saídas monetárias previstas num determinado espaço de tempo) positivo para cobrir os pagamentos no curto-prazo. Quanto mais cedo receber e mais tarde tiver de fazer os seus pagamentos, por exemplo, maior será o seu fundo de maneio e deve organizar os seus processos de modo a que não fique negativo.

7. Otimize a gestão de inventário

É importante ter produtos disponíveis para responder aos seus clientes, mas a verdade é que, quanto mais stock acumular, maiores serão os seus custos de armazenamento, a probabilidade de obsolescência ou deterioração e os valores a pagar aos seus fornecedores.

Faça uma gestão de stock controlada para não ter falhas, com base no que espera vender, e negoceie prazos de entrega mais ágeis com os seus fornecedores.

Digitalize a sua gestão de tesouraria e tenha sempre os seus gastos controlados

Ter todas as suas despesas registadas em tempo praticamente real e esta informação estar acessível a todas as partes envolvidas na gestão é primordial para um controlo de gastos eficiente. Parece complicado? Ao usar o Cegid Jasmin, deixa de o ser.

O Cegid Jasmin é um software de gestão que funciona na cloud, o que quer dizer que está disponível 24 horas por dia, pode ser usado em qualquer dispositivo e consultado em qualquer lugar por qualquer utilizador com acesso.

O registo de despesas no Cegid Jasmin é facilitado, uma vez que basta fotografar as faturas recebidas e o software preenche os campos necessários com poucos cliques. Assim fica ainda mais fácil acompanhar as suas contas correntes e gerir a sua tesouraria, contando com um dashboard financeiro para saber o estado da sua tesouraria em poucos minutos.

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