Quando falamos da era digital assumimos à partida que eliminamos a utilização do papel em detrimento dos suportes digitais. No entanto, os desafios da era digital são bastante mais complexos não se tratando apenas de mudança, mas sim de adaptação e reorganização ao um novo e desconhecido universo digital.

As PMEs na era digital

Tendo em conta um estudo realizado pela Comissão Europeia em Novembro de 2016, Portugal é o segundo país da União Europeia com mais PMEs por cada 100 habitantes! Contudo, e no panorama atual, será que as empresas estão preparadas para encarar os desafios da era digital?

Vários estudos realizados neste âmbito concluem que grande parte das pequenas e médias empresas ainda não possuem maturidade ou know how tecnológico suficiente para abraçar esta revolução digital que, de ano para ano, se tem tornado cada vez mais uma realidade na vida das empresas e consumidores.

De acordo com o International Institute of Management and Development, estima-se que apenas 7% das empresas têm a capacidade de interagir no mercado digital de forma produtiva e eficaz, e que, até 2020, 40% das PMEs vão desaparecer devido à incapacidade de se adaptarem à era digital.

Muita desta incapacidade de adaptação está relacionada com os processos internos das empresas, nomeadamente a falta de sistemas de gestão especializados.

Quais são os maiores desafios?

A implementação de infra-estruturas digitais e a gestão de recursos humanos são os dois fatores mais notórios no que diz respeito aos desafios atualmente enfrentados pelas PMEs. Contudo, e tendo em conta que a era digital veio alterar por completo o comportamento do consumidor, podemos afirmar que outros dos grandes desafios da era digital para PMEs está na forma como as empresas se relacionam e comunicam com os clientes.

Como preparar a sua empresa para a era digital

Agora que já conhece os três principais desafios - implementação de infraestruturas digitais, gestão de recursos humanos e relacionamento com o cliente, - que terá de enfrentar aquando da adaptação da sua empresa à era digital, está na hora de detalhar um plano. A seguir enumeramos 4 pontos-chave nos quais se deve focar:

1. Infraestruturas

Que sistemas e softwares utiliza? É possível automatizar tarefas que libertem tempo à sua equipa? Avalie os recursos técnicos que dispõe atualmente e trabalhe para encontrar novas soluções que respondam às reais necessidades do seu negócio.

Por exemplo, tarefas de faturação e contabilísticas podem ser facilmente automatizadas. Se esta é uma prioridade para o seu negócio, o Jasmin pode ser uma solução que, para além de certificada é gratuita. O Jasmin é um software de faturação que permite dinamizar os resultados dos negócios de uma forma mais prática e eficiente, fazendo com que a gestão diária das atividades empresariais seja mais simples. Por ser cloud não implica que hajam instalações de software, possibilitando a sua utilização em qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo móvel.

Tal como referido em cima, o Jasmin é um software certificado pela AT sendo que cumpre com todos os deveres legais e fiscais. Saiba mais aqui.

2. Segurança dos dados

Este é um tema que tem sido muito abordado nos últimos tempos, a segurança dos dados. Embora seja um potenciador de negócios, o digital pode ser bastante vulnerável, não só para os consumidores como para a própria empresa. É preciso ter em atenção e saber como proteger os sistemas e todos os dados que neles se encontram.

Neste sentido já se encontra vigente na união europeia o Regulamento Geral de Proteção de Dados. Qualquer empresa que utilize os dados pessoais dos seus clientes deve estar ciente de todas as obrigatoriedades deste regulamento de forma a evitar coimas que podem colocar em causa a sobrevivência de muitos negócios, inclusivamente e principalmente PMEs.

3. Objetivos de negócio

A era digital está repleta de estratégias inovadoras capazes de segmentar audiências e otimizar resultados, contudo deve ter-se em conta a forma como se vai aplicar, integrar e usar as novas tecnologias. As empresas devem evoluir tendo em conta os seus objetivos de negócio e ter em conta que nem sempre as melhores estratégias são as indicadas para o seu negócio.

Para tal há que ter a capacidade de analisar dados de forma a perceber como está a evoluir o negócio. E a boa notícia é que o Jasmin permite analisar:

• Estatísticas de compras;
• Encomendas pendentes;
• Resultados de vendas;
• Quantidades em stock;
• Valores por liquidar;
• Margens liquidas.

Tomar decisões fundamentadas e com base em fatos reais será mais fácil!

4. Gestão de equipas

Os desafios da era digital passam também pelas organizações internas das empresas. Passa a existir uma necessidade de re-educar equipas no sentido de adotarem práticas digitais no seu dia-a-dia de trabalho, nomeadamente a utilização de softwares internos de gestão. O primeiro passo para o incentivo à utilização de meios digitais é explicar as vantagens e em que medida o trabalho se tornará muito mais intuitivo e facilitado.

E por que não começar pelo seu departamento administrativo? Conheça aqui os 4 benefícios de utilizar um software de faturação.