Pelo trabalho que prestam diariamente às empresas, os trabalhadores recebem um vencimento acordado com eles e estipulado contratualmente. Contudo, há atividades esporádicas que podem incorrer em custos acrescidos na esfera dos colaboradores, para fazer face às quais as empresas podem atribuir ajudas de custo.

O que são ajudas de custo

As ajudas de custo são um montante pago pela entidade empregadora como compensação pelas despesas extraordinárias que os funcionários tenham de suportar no exercício da sua atividade em nome da empresa, que não estejam já previstas na sua função ou na sua remuneração mensal.

Uma vez que são despesas de caráter esporádico, o que acontece é que os trabalhadores pagam as despesas na hora em que ocorrem e o empregador repõe esses valores no final do mês, no seu todo ou em parte, aquando do processamento salarial, sob a forma de um complemento ao seu vencimento habitual.

Os montantes a atribuir a título de ajudas de custo são legislados para o setor público por meio do Decreto-Lei n.º 106/98, alterado pelo Decreto-Lei n.º 137/2010, não havendo legislação específica para o setor privado, onde não há obrigatoriedade de as pagar.

Contudo, os valores das ajudas de custo estipulados para o setor público são usados muitas vezes como referência pelas empresas privadas, além de servirem como limite para a não tributação das ajudas de custo atribuídas aos trabalhadores do setor privado.

Despesas incluídas nas ajudas de custo

Podem ser incluídas nas ajudas de custo despesas efetuadas dentro ou fora do território nacional, que dependem de caso para caso, consoante os trabalhadores necessitem. As despesas mais comuns são as seguintes:

• Deslocações em viatura própria do trabalhador ou alugada, incluindo despesas com portagens e estacionamentos, ou, alternativamente, com bilhetes de transportes públicos;
• Alojamento, quando é necessária a deslocação de um trabalhador para fora da sua zona habitual por mais de um dia;
• Alimentação, cobrindo as refeições que o trabalhador tenha de fazer enquanto está fora.

Por exemplo, para um trabalhador que trabalhe no Porto e que tenha de ir de visita a clientes em Lisboa durante três dias e que tenha de usar a sua própria viatura, a empresa poderá pagar, na totalidade ou em parte, as despesas com a deslocação e acessórias, como portagens e estacionamentos, com o alojamento e com a alimentação do trabalhador.

Valores de referência das ajudas de custo para 2024

Os montantes das ajudas de custo no caso das empresas do setor privado são de definição livre, mas são usados como referência os valores estipulados para os funcionários públicos, que podem ser atualizados anualmente, mas não sofreram alterações relativamente ao ano anterior.

Estes valores subdividem-se pelas três principais categorias de ajudas de custo (acima) e são conforme se segue.

Despesas com deslocações

As ajudas de custo com deslocações são pagas como um subsídio de transporte por quilómetro percorrido e consoante o meio de transporte utilizado, sendo necessário também saber o número de trabalhadores quando se trata de um veículo alugado.

Os valores de referência para as ajudas de custo com deslocações são as seguintes:

• em automóvel próprio, 0,36 €/km;
• em transportes públicos, 0,11 €/km;
• em veículo motorizado não automóvel, 0,14 €/km;
• em veículo alugado com 1 funcionário, 0,34 €/km;
• em veículo alugado com 2 funcionários, 0,14 €/km por funcionário;
• em veículo alugado com 3 ou mais funcionários, 0,11 €/km por funcionário.

Despesas com alojamento

Nas ajudas de custo para despesas com alojamento, os fatores a ter em conta serão o número de dias de ausência em trabalho, bem como se a estadia é em território nacional ou no estrangeiro, que fará variar o montante diário da ajuda de custo.

Relativamente a deslocações dentro do país, incluindo o Continente e as ilhas, os valores são:

• para os trabalhadores em geral, 50,20 €/dia;
• para administradores, gerentes e quadros superiores, 69,19 €/dia.

Já quando se trata de deslocações para o estrangeiro, os valores são superiores:

• para os trabalhadores em geral, 89,35 €/dia;
• para administradores, gerentes e quadros superiores, 100,24 €/dia.

Despesas com alimentação

As despesas com a alimentação dos trabalhadores são pagas sob a forma de subsídio de refeição diário e, neste caso, o valor de referência a pagar varia consoante este seja pago em dinheiro (ou outro meio similar, como cheque ou transferência bancária) ou em vale de refeição:

• para valores pagos em dinheiro, 4,77 €/dia;
• para valores pagos em vale de refeição, 7,63 €/dia.

De notar que estes valores vigoram não só para os subsídios de refeição pagos em dias de deslocação, como também para os pagos no dia-a-dia dos trabalhadores.

Tributação das ajudas de custo na esfera do trabalhador

Do lado dos trabalhadores, as ajudas de custo podem ser tributadas em sede de IRS. Isto acontece quando as mesmas ultrapassam, em qualquer das categorias acima, os montantes indicados.

Até à concorrência daqueles valores, as ajudas de custo são isentas de tributação em IRS e de contribuições para a Segurança Social; quando ultrapassam, a parte excedente é tributada das duas formas como rendimentos da categoria A de IRS (rendimentos de trabalho dependente).

Como rendimentos de trabalho dependente, estes devem ser incluídos na declaração mensal de remunerações, evidenciando-se quais os rendimentos sujeitos a retenção e contribuições e quais os isentos, e na declaração anual de rendimentos entregue aos trabalhadores no início de cada ano.

Tributação das ajudas de custo na esfera do empregador

Além da tributação na esfera do trabalhador, as empresas também podem ser tributadas na atribuição das ajudas de custo, através de tributações autónomas em sede de IRC.

O artigo 88.º do Código do IRC (CIRC), no n.º 9, estabelece que são tributados autonomamente, à taxa de 5%, os encargos efetuados ou suportados relativos a ajudas de custo e à compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário.

Pela interpretação do artigo, conclui-se que as ajudas de custo são sujeitas a tributação autónoma:

• quando não são faturadas a clientes, ou na parte em que não o são, devendo constar da fatura emitida a menção expressa à existência de ajudas de custo e o respetivo valor imputado;
• e na parte em que não são tributadas aos trabalhadores, ou seja, até à concorrência dos valores estipulados acima.

Por outro lado, as ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador não são dedutíveis para efeitos fiscais quando não são faturados a clientes e a empresa não tem um mapa de controlo das deslocações, exceto na parte tributada na esfera dos trabalhadores, conforme a alínea h) do n.º 1 do art.º 23.º - A do CIRC. O mapa justificativo deve permitir controlar:

• os locais;
• o tempo de permanência;
• o objetivo da deslocação;
• no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, a identificação da viatura e do proprietário;
• o número de quilómetros percorridos.

Quando as despesas com ajudas de custo são faturadas aos clientes, não são sujeitas a tributações autónomas e são aceites como custos fiscais, mesmo que não haja mapas de deslocações.