Qualquer empresa pode ter as suas demonstrações financeiras bem feitas, equilibradas e até ter lucro no fim do período, mas a verdade é que, se não circular o capital correspondente às transações registadas, o negócio não tem condições para funcionar. Esse capital constitui o cash flow.

Em períodos tão atribulados como os que se têm vivido em toda a economia e as dificuldades acrescidas na gestão das empresas, torna-se ainda mais importante otimizar a gestão do seu cash flow e garantir que tem meios de manter a sua empresa competitiva.

O que é o cash flow?

O cash flow, que se traduz em português para fluxo de caixa, corresponde aos fluxos de entrada e saída de capital da sua empresa, que são registadas numa demonstração financeira chamada mapa de cash flow ou demonstração de fluxos de caixa.

Deste mapa constam todos os movimentos de entrada (recebimentos) e todos os de saída (pagamentos) de capital, em numerário ou depósitos à ordem, resultantes da atividade diária do negócio, bem como identificar as fontes desses movimentos.

A diferença entre as entradas e as saídas de cash flow originam:

1. O cash flow positivo, quando as entradas são superiores às saídas;
2. Ou o cash flow negativo, quando acontece o contrário e quando a empresa começa a estar em maus lençóis.

Cash flow positivo e lucro são coisas diferentes

O cash flow é uma métrica objetiva e real do estado das contas da empresa, uma vez que dá ao empresário uma visão concreta do seu estado financeiro e da sua capacidade de gerar liquidez para fazer face às suas despesas e necessidades de investimento.

Já o lucro é um valor contabilístico, nominal, apurado consoante os movimentos de vendas e gastos documentados da empresa, sem ter em conta os movimentos de entradas e saídas de dinheiro.

Por esse motivo, pode acontecer a uma empresa ter lucro no final do período, mas ter um cash flow negativo. Isto porque o facto de ter tido um grande volume de vendas e registar um resultado positivo não significa que já tenha recebido o montante respetivo.

Como otimizar a gestão do seu cash flow este ano

Muitos dos problemas na gestão de cash flow residem nas dificuldades em gerar liquidez que, por sua vez, advêm das dificuldades em gerir os recebimentos dos clientes. Afinal, estes são a primeira fonte de capital de uma empresa!

Agilize a receção das faturas pelos seus clientes

Deve fazer as faturas chegarem rápido ao seu cliente para que, do lado dele, entrem no sistema rapidamente para não haver desculpas, o que passa tanto pela rapidez na emissão quanto pela rapidez no envio.

Use um software que lhe permita eficácia e rapidez na emissão das suas faturas e envie-as por meio eletrónico, seja por e-mail, seja diretamente a partir do seu software de faturação – assim, além de ser um processo instantâneo, não há papel perdido pelo caminho.

Facilite os pagamentos por parte dos seus clientes

Aumentar o cash flow também passa por simplificar ao máximo o processo de pagamento para os seus clientes.

Se usar um método mais tradicional, como a transferência bancária ou o cheque, garanta que as informações de pagamento estão bem visíveis e não passam despercebidas, informando o cliente sobre as mesmas a priori. 

Para um procedimento ainda mais simplificado e rápido, pode optar por disponibilizar aos seus clientes métodos de pagamentos online (multibanco, PayPal, cartão de crédito e outros) nas faturas digitais, que lhe permitem fazer o pagamento em qualquer dispositivo, e sem precisar de mais informação que não uns poucos cliques.

Tenha um mapa de tesouraria permanentemente atualizado

Ter um mapa de tesouraria onde sejam registados todos os recebimentos e pagamentos efetuados e previstos no curto prazo é essencial para controlar tudo o que tem de receber e de pagar e respetivas datas, bem como perceber qual será a liquidez gerada pelo seu dia-a-dia. Deste modo, terá uma boa base para tomar decisões atempadas caso precise de, a qualquer altura, fazer ajustamentos.

Preveja as suas vendas de forma realista

Saber que vendas terá previstas para o futuro é meio caminho andado para uma boa gestão do cash flow e é dessa previsão sai o planeamento dos seus gastos e investimentos futuros para fazer o seu negócio crescer.

Bem sabemos que não tem uma bola de cristal para adivinhar, mas um bom princípio é começar pelo histórico da sua empresa e pelo crescimento ano a ano.

Tenha a informação do seu inventário em dia

É importante que perceba que itens do seu stock têm menos rotatividade para não cair no erro de encomendar mais quantidades que vai ter de pagar, mas que vão ficar em armazém muito tempo.

Por outro lado, é importante encontrar o equilíbrio entre ter em armazém o mínimo possível de stock e ter bons preços por parte dos fornecedores, que muitas vezes requerem quantidades mínimas para melhores condições.

Coordene os seus prazos médios de recebimento com os de pagamento

Equilibrar o cash flow também implica adiantar ao máximo os seus recebimentos e adiar o mais possível os seus pagamentos, de modo a ter sempre o capital de que necessita para os seus gastos e investimentos.

Por isso, negoceie com os seus clientes prazos de pagamento mais curtos, por exemplo, ao propor-lhe descontos de pronto pagamento ou pagamentos em duas tranches, uma antes de começar e outra quando terminar o serviço ou entregar o produto.

Do lado dos fornecedores, negoceie prazos de pagamento mais alargados sempre que possível – às vezes, o desconto e pronto pagamento não compensa o custo de poder ficar com a conta por pagar e com uma má relação com o fornecedor.

Otimize a gestão do seu cash flow com o Jasmin

O Jasmin é um software de gestão na cloud que traz diversas vantagens ao empresário preocupado em gerir o seu cash flow com cuidado. Além de lhe permitir enviar as suas faturas de forma digital e ágil, ainda lhe permite disponibilizar métodos de pagamento online para que o seu cliente pague com muito pouco esforço.

A gestão de tesouraria também fica simplificada com a emissão de recibos automáticos para os pagamentos online, bem como o acompanhamento do estado atual das suas contas bancárias e caixa. E mais: através de Inteligência Artificial e Machine Learning, o Jasmin fornece-lhe insights sobre o futuro do seu negócio com base no histórico.

Pode ver a evolução com os seus próprios olhos ao experimentar o Jasmin de forma gratuita!