A gestão de projetos desempenha um papel fundamental no sucesso de qualquer empresa, pois ajuda as equipas a organizar e a acompanhar as tarefas necessárias para realizar objetivos. Além disso, ajuda os trabalhadores a planear e a gerir o seu trabalho de modo a cumprir os prazos estipulados. Com a implementação de uma metodologia adequada, a gestão de projetos visa melhorar todas as etapas do fluxo organizacional.

Quais são as fases da gestão de projetos?

Para a sua empresa se destacar e manter competitiva no mercado, é fundamental que acompanhe a mudança e adote uma gestão de projetos eficiente.

Em termos gerais, uma gestão de projetos bem implementada deve seguir 5 fases, sendo que só se inicia uma fase após se terminar a anterior:

1. Conceção e início

A fase de conceção e início do projeto é aquela onde a ideia de negócio é idealizada e criada. Nesta fase, são definidos os objetivos e os recursos necessários para a sua realização, bem como o gestor que irá liderar todos os membros da equipa e as diferentes fases do processo.

O principal objetivo desta fase é garantir que o projeto vá de encontro às necessidades da empresa e que os interesses dos trabalhadores envolvidos estejam alinhados para o sucesso do mesmo.

2. Planeamento

Uma vez que as expectativas e os objetivos estão traçados, passamos para a segunda fase, onde se planeia e define todas as tarefas que a equipa tem de realizar para conseguir cumprir os objetivos idealizados na primeira fase. É nesta fase que ficam estipulados os prazos a cumprir e as metas a atingir pelos colaboradores.

3. Execução

Na fase da execução do projeto, a equipa efetua e segue as tarefas que foram traçadas e planeadas na segunda fase. Aqui, os membros da equipa são atribuídos às suas funções e dá-se uma gestão integrada de recursos, tempo e tarefas. Alguns ajustes são feitos nesta fase e o projeto começa a ganhar vida.

4. Controlo e monitorização

Após o início do projeto, a melhor forma para garantir o seu progresso e melhoria constante é controlando e monitorizando. Durante todo o tempo de execução do projeto, a equipa tem de garantir que este vai de encontro aos prazos e ao orçamento previamente estabelecidos.

Nesta fase, são constantemente avaliados os resultados para que o gestor possa medir a produtividade da sua equipa e garantir que estão a ser adotadas todas as medidas necessárias para cumprir os objetivos.

5. Conclusão

Na fase de conclusão do projeto, independentemente de como este terminou, o gestor da equipa comunica à empresa em que termos ficou o projeto, isto é, se foram atingidos os objetivos definidos, como se atingiram, se o prazo foi cumprido, que recursos foram utilizados e porquê.

Note-se que as causas que levam à conclusão do projeto tanto podem ser por realmente se ter finalizado o projeto, como por ter sido cancelado ou por ter sido parado. Nesta fase é feita uma retrospetiva de todo o processo, que irá servir de exemplo para projetos futuros.

Que vantagens traz a gestão de projetos para a sua empresa?

Com a realidade atual, é importante que as empresas adotem estratégias que tragam melhoria contínua aos seus projetos. Podemos, assim, considerar a gestão de projetos como uma medida estratégica e vantajosa para as empresas, pois permite a reunião de conhecimentos e habilidades.

Tendo por base uma gestão de projetos correta, a empresa consegue ter um maior controlo sobre a sua atividade, pois fica mais fácil acompanhar cada tarefa. Além disso, é mais simples medir o desempenho, prevenir imprevistos e controlar o tempo e os recursos utilizados.

A gestão de projetos, além de garantir transparência e segurança, melhora a comunicação entre os colaboradores, pois há uma constante troca de informações de forma eficiente. Há, ainda, um aumento na produtividade, pois cada funcionário sabe exatamente qual é a sua função e concentra todos os seus esforços para realizar as atividades que lhe foram atribuídas. 

Por outro lado, um projeto finalizado e entregue dentro dos prazos e orçamento estabelecidos gera a satisfação dos clientes e a sua consequente fidelização, o que leva a poupanças nos custos de aquisição de novos clientes e manutenção dos existentes.

Como melhorar a gestão de projetos?

A gestão de projetos ajuda as empresas a crescer e a atingir as suas expectativas. É um tipo de gestão que deve ser implementado de forma gradual e, para ser implementada com o maior sucesso possível, é necessário que seja trabalhada e aperfeiçoada ao longo do tempo.

Algumas formas para otimizar a gestão de projetos na sua empresa incluem:

Saber quais as áreas prioritárias

Detetar quais são os processos que precisam de uma maior atenção ajuda a empresa a identificar falhas e a dar prioridade à otimização das áreas mais vulneráveis.

Eliminar processos desnecessários

Para facilitar a sua gestão de projetos, deve eliminar os procedimentos desnecessários e as tarefas repetitivas, que geram monotonia e levam à baixa produtividade e promover a automatização do ambiente de trabalho. A tecnologia está em constante evolução e facilita o dia a dia empresarial, pelo que é importante aproveitá-la e adotar ferramentas tecnológicas que tornem a rotina menos monótona e aumentem a motivação no trabalho.

Promover uma comunicação contínua e transparente

A equipa encarregue por realizar os projetos será constituída por pessoas com diferentes ideologias e de diferentes departamentos, pelo que é fundamental que todos comuniquem entre si e trabalhem em conjunto para atingir os objetivos.

Acompanhar e dar feedback

Saber acompanhar a gestão de projetos em si, documentar todo o processo e dar feedback é importante para garantir melhorias constantes. Todo este acompanhamento servirá como indicador de desempenho para medir os resultados obtidos.

Perceber o seu cliente

Entender como opera mercado e ir de encontro às expectativas e exigências dos seus clientes irá ajudar a empresa a traçar objetivos possíveis e que vão de encontro à realidade em que opera.

Escolher uma metodologia de gestão de projetos que se adeque à realidade da sua empresa.

Existe um leque variado de metodologias de gestão de projetos e é importante que adote uma que se adeque aos seus produtos ou serviços e, acima de tudo, às especificidades da sua equipa.

Entre as metodologias de gestão de projetos mais conhecidas estão:

• a metodologia Agile, um conjunto de princípios orientadores que dá maior importância aos membros da equipa e à colaboração com os clientes, originalmente criada para ser aplicada em projetos de desenvolvimento de software, é ideal para ambientes de trabalho onde há algum nível de incerteza, já que assenta em dividir cada projeto em pequenas partes que devem ser completadas em curtos períodos de tempo;
• a metodologia Scrum, que aplica os princípios da metodologia Agile, mas tem um ciclo de desenvolvimento dos projetos com períodos de trabalho bem definidos no tempo, os chamados “sprints”;
• a metodologia Kanban, que consiste numa abordagem mais visual da gestão de projetos, com base na prioridade, através de um quadro onde as tarefas são divididas em colunas, incluindo geralmente as categorias “para fazer”, “em andamento” e “concluído”, entre outras.

Como o Cegid Jasmin poderá ajudar na otimização da gestão de projetos

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