Em qualquer trabalho, a gestão de tempo é vista como um dos pontos chave para aumentar a produtividade das equipas. Nos gabinetes de contabilidade, e tendo em conta a existência de prazos para entrega de burocracias financeiras, saber controlar e gerir o tempo é mais do que indispensável.

A gestão de tempo não é uma tarefa fácil, principalmente quando é necessário trabalhar em conjunto com o cliente. Para um contabilista, que precisa regularmente de informações do lado do cliente (como por exemplo, “aquela” fatura que falta para fechar o mês e que o cliente está para enviar há mais de duas semanas), um ligeiro atraso pode pôr em causa todo o seu fluxo de trabalho.

O tempo é um recurso valioso para a rotina dos contabilistas e qualquer imprevisto pode resultar na insatisfação dos clientes. Por isso, e porque não gostamos de clientes insatisfeitos, partilhamos 5 dicas que o vão ajudar na sua gestão de tempo e que pode pôr em prática já hoje!

Gestão de tempo: 5 dicas para contabilistas

Organizar o local de trabalho

Parece uma dica básica, mas, na verdade, é o ponto de partida para sermos bem sucedidos no nosso trabalho. Organize a sua secretária e faça uma limpeza diária à papelada que tem em cima dela. Organize também o seu computador, não há nada como ter um ambiente de trabalho livre de pastas e documentos acumulados ao longo dos meses.

Planear a semana

Planeamento é organização, e organização é produtividade. Planeie a sua semana ao domingo à noite e comece a segunda-feira focado nas prioridades.

Planear o dia

À semelhança do planeamento semanal, surge o planeamento diário. Mas porquê, se já planeamos a semana no domingo à noite? Porque é bem possível que os planos se alterem ao longo da semana e que afetem a agenda que tínhamos traçado inicialmente. Uma mera baixa na equipa pode influenciar o nosso trabalho.

Saber delegar

Quando os prazos apertam e o tempo parece ter reduzido, há que delegar. Ou, se é novo no gabinete de contabilidade, pedir ajuda. A delegação é uma tarefa carregada de responsabilidade e, para que não sejamos surpreendidos, há que saber delegar. Conhecer bem a equipa e delegar tarefas a quem sabemos que nos vai dar resposta em tempo útil.

Usar a tecnologia a favor

A tecnologia tem vindo a intervir positivamente na forma como gerimos o tempo. Já é possível automatizar processos, trabalhar na cloud e aceder às informações a partir de qualquer lugar, agendar reuniões e receber notificações eletrónicas das mesmas, etc. Qualquer gabinete de contabilidade aumentaria, certamente, a sua produtividade e a produtividade das suas equipas.

A dica de ouro

Percebemos a dificuldade que existe em gerir um gabinete de contabilidade, em gerir os clientes e, principalmente, em gerir o tempo e os curtos prazos a que os contabilistas são sujeitos. Por isso, a PRIMAVERA desenvolveu um software de gestão totalmente gratuito destinado a micro e pequenas empresas, o Jasmin.

A dica de ouro que queremos partilhar com todos os contabilistas é, nada mais nada menos, do que aconselhar este software aos clientes para que eles possam realizar pequenas tarefas financeiras, reduzindo a carga de trabalho da equipa.

E o melhor é que o Jasmin permite partilhar a informação, entre clientes e contabilistas, através de um simples convite de acesso. Isto, e muito mais, de forma gratuita! Recomende já.

Fica a dica!