Uma gestão de compras otimizada permite cinco coisas: reduzir os custos dos materiais, assegurar a qualidade do produto, controlar todo o circuito de compra e venda, garantir inovação, desenvolvimento tecnológico e um maior lucro.

A gestão estratégica no processo de compras é a chave para o sucesso de qualquer negócio e a fórmula para melhorar a produtividade, a qualidade dos produtos e aumentar os lucros.

6 passos para otimizar a gestão de compras da sua empresa

1. Traçar um diagnóstico e um plano de ação

Para otimizar a gestão de compras, comece por fazer um diagnóstico. Quais os custos habituais dos produtos adquiridos, liste os fornecedores e respetivos preços, analise os prazos de produção e de entrega, os lucros conseguidos com cada compra e os procedimentos do departamento. Analise também os pontos fortes e fracos, as ameaças e oportunidades, perceba o que pode ser melhorado e defina um plano de ação.

2. Implementar processos internos

Para otimizar a gestão de compras, toda a equipa tem que trabalhar no mesmo compasso. Como tal, é imprescindível que defina os procedimentos para receber e gerir as cotações e requisições de compras internas, bem como as ordens de compra externas, as confirmações das entregas, a validação da qualidade do produto, o arquivo de amostras de cada trabalho, as datas de pagamento, etc.

3. Recorrer a um software de gestão cloud

Os softwares de gestão cloud permitem estruturar processos, gerir compras e stocks e obter informações importantes em tempo real sem ser preciso estar no escritório. Assim, fazer o registo de pedidos, pagamentos e recebimentos torna-se mais rápido e intuitivo.

4. Negociar é a alma do negócio

Ter três fornecedores para cada produto ou serviço é uma boa prática, uma vez que consegue, desta forma, analisar qual o melhor preço do mercado. Se limitar o seu negócio ao serviço de um ou dois fornecedores, a sua margem negocial será menor.

Não é demais lembrar que a escolha de fornecedores deve ser criteriosa e é o ponto-chave da gestão de compras. Tenha uma base de dados com os fornecedores, respetivos produtos, preços, qualidade e prazos de entrega.

5. Gerir stocks

Stock em armazém é dinheiro parado e, muitas vezes, sinónimo de custos de armazenamento e conservação.

Está visto que não há gestão de compras sem gestão de stocks, uma vez que é este controlo que permite saber o tipo de produto e quantidades disponíveis, evitando assim a duplicação de encomendas e gastos desnecessários.

6. Capacitar a equipa de trabalho

A sua empresa será tão melhor quanto a sua equipa. Para garantir a otimização da gestão de compras, os colaboradores devem ter as ferramentas e os conhecimentos necessários para executar um bom trabalho.

Além disso, é igualmente importante que estes estejam alinhados com as políticas da empresa e focados nos valores e objetivos organizacionais. Isto só é possível com informação.

Invista em softwares de gestão que otimizem a gestão do seu negócio, em formações, workshops, certificações e atividades de team building que motivem as equipas de trabalho. Desta forma, não só transmite conhecimentos como confiança aos seus trabalhadores.

Por fim, defina uma frequência para analisar, ao pormenor, as compras e vendas da sua empresa. Só assim será possível analisar os custos, os lucros, a qualidade do que oferece ao mercado e tirar conclusões de como pode melhorar.

Software de gestão: simplifique e aumente a competitividade

Se ainda não utiliza ou pretende mudar de software de gestão, saiba que simplificar processos deve ser o mote para qualquer empresa, independentemente do tipo de negócio.

E é por isso que existe o Cegid Jasmin, um software cloud e certificado pela Autoridade Tributária que ajuda as empresas a maximizar a rentabilidade dos seus negócios, aumentando consequentemente a sua competitividade.

Otimizar a gestão de compras com o Jasmin é muito mais fácil, uma vez que é possível:

• Identificar necessidades de compra e controlar stocks;
• Gerir o processo de compras e encomendas de clientes e fornecedores;
• Analisar prazos médios de pagamento e recebimento de clientes e fornecedores;
• Emitir guias de transporte, faturas e recibos;
• Responder às obrigações legais e fiscais e emitir ficheiros para a Autoridade Tributária;
• Prever resultados e margem de lucro;
• Integrar com outras aplicações (Gmail, Dropbox, MailChimp, Magento, Slack, entre muitas outras).

Descubra estas e outras funcionalidades com o Jasmin e otimize a gestão de compras da sua empresa! Experimente já a versão gratuita.