Quando abre uma atividade como trabalhador independente ou uma empresa em Portugal, sabe que tem de contar com diversas obrigações, não só para com os seus clientes e fornecedores, mas também para com o Estado. Passar faturas corretamente é uma dessas obrigações (assim como recebê-las) e aplica-se a praticamente todos os negócios.

Neste artigo, exploramos a obrigatoriedade de passar faturas, bem como a legislação que deve ser cumprida para tal.

Quando é obrigatório passar faturas?

A obrigação de passar faturas está associada à existência de transmissões de bens ou prestações de serviços e ocorre independentemente de a sua atividade ser como trabalhador independente ou pessoa coletiva.

Segundo o artigo 29.º do Código do IVA (CIVA), n.º 1, alínea b), faz parte das obrigações dos sujeitos passivos referidos na alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º, para além do pagamento do IVA, “emitir obrigatoriamente uma fatura por cada transmissão de bens ou prestação de serviços (…), independentemente da qualidade do adquirente dos bens ou destinatário dos serviços, ainda que estes não a solicitem”.

É ainda obrigatório, segundo o mesmo texto, os sujeitos passivos passarem faturas “pelos pagamentos que lhes sejam efetuados antes da data da transmissão de bens ou da prestação de serviços”, ou seja, deve passar faturas pelos adiantamentos que receba, de modo a liquidar o imposto na altura devida.

Dito isso, se lhe for mais útil, pode passar faturas globais referentes a cada mês ou a períodos inferiores. Para isso, terá de emitir por cada transação uma nota ou guia de remessa que será posteriormente associada a uma fatura global.

Que sujeitos passivos são obrigados a passar faturas?

Conforme estabelecido no artigo referido acima, são sujeitos à obrigatoriedade de passar faturas as pessoas singulares ou coletivas constantes da alínea a) do n.º 1 do artigo 2.º do CIVA, nomeadamente:

• as que, de um modo independente e com carácter de habitualidade, exerçam atividades de produção, comércio ou prestação de serviços;
• as que, de um modo independente, pratiquem uma só operação tributável, desde que essa operação seja conexa com o exercício das atividades de produção, comércio ou prestação de serviços;
• as que, independentemente da conexão com essas atividades, pratiquem uma operação que preencha os pressupostos de incidência real do IRS (imposto sobre o rendimento das pessoas singulares) ou do IRC (imposto sobre o rendimento das pessoas coletivas).

Elementos a constar de uma fatura

As formalidades a cumprir na emissão de faturas também são definidas no CIVA, especificamente no artigo 36.º. As faturas devem:

• ser datadas e numeradas sequencialmente;
• conter os nomes, firmas ou denominações sociais, a sede ou domicílio do fornecedor de bens ou prestador de serviços e do destinatário ou adquirente sujeito passivo de IVA e os correspondentes números de identificação fiscal;
• conter a quantidade e denominação usual dos bens transmitidos ou dos serviços prestados, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;
• conter o preço, líquido de IVA, e os restantes elementos incluídos no valor tributável;
• conter as taxas aplicáveis e o montante de IVA devido;
• conter o motivo justificativo da não aplicação de IVA, quando aplicável;
• conter a data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se não coincidir com a data da emissão da fatura.

O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02, no n.º 3 do seu artigo 7.º, acrescenta ainda que as faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo e os restantes documentos fiscalmente relevantes (documentos de transporte, recibos e quaisquer outros que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente) devem conter um código de barras bidimensional (QR code) e um Código Único de Documento (ATCUD).

Como passar as suas faturas em conformidade com a legislação

Para cumprir a legislação, tem de passar as suas faturas utilizando uma das formas permitidas pela Autoridade Tributária (AT), nomeadamente:

• usando um programa informático certificado pela AT;
• através da emissão dos chamados “recibos verdes” – faturas ou faturas-recibo através do Portal das Finanças, no caso dos trabalhadores independentes;
• usando máquinas registadoras, terminais eletrónicos, balanças eletrónicas ou outros meios eletrónicos;
• usando documentos pré-impressos em tipografias autorizadas.

De referir que, sempre que opte por um software de faturação, este tem obrigatoriamente de constar da lista de programas certificados pela AT. Além disso, são obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos certificados os sujeitos passivos que tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50.000 euros e os que sejam obrigados a (ou optem por) dispor de contabilidade organizada.

Regras para passar faturas eletrónicas

A emissão de faturas no formato PDF para envio por via digital, em alternativa ao tradicional correio físico, tem os dias contados. A partir de 1 de janeiro de 2024, as faturas em PDF como as conhecemos deixam de ser consideradas faturas eletrónicas.

Tendo em conta a necessidade de garantir a integridade e segurança do conteúdo, bem como a autenticidade da origem dos documentos eletrónicos, o referido Decreto-Lei n.º 28/2019 estabeleceu que, para as faturas serem consideradas eletrónicas no formato PDF, devem conter um certificado eletrónico:

• a aposição de uma assinatura digital qualificada;
• ou a aposição de um selo eletrónico qualificado.

Outra opção para passar faturas eletrónicas é a utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI). Ao gerar os dados segundo um formato estandardizado, de leitura comum a ambas as plataformas, o EDI permite o envio dos documentos fiscais a partir de um software de faturação e a sua receção no do destino de forma totalmente digital e sem intervenção humana.

Passar faturas e muito mais com o Cegid Jasmin

Para passar as suas faturas, necessita de um software de faturação certificado e, no Cegid Jasmin, encontra a resposta para o cumprimento da legislação dentro dos prazos.

Contudo, ganha acesso a muito mais do que um programa de faturação: sendo um software de gestão online que funciona na cloud, o Cegid Jasmin permite-lhe, a qualquer momento e em qualquer lugar, uma gestão integrada do seu negócio, desde as contas correntes até à tesouraria, passando pela gestão de stocks, compras e despesas.

Mais ainda, o lançamento das faturas dos fornecedores fica facilitada, já que pode simplesmente importar uma fotografia ou digitalização das mesmas e o Cegid Jasmin trata de preencher automaticamente os dados necessários. Tudo para que se possa concentrar no que realmente importa: uma resposta rápida e prática às necessidades dos seus clientes.

Tem dúvidas? Tire-as todas ao experimentar o Cegid Jasmin gratuitamente durante os primeiros 30.000 euros de faturação!