A gestão financeira pode revelar-se um desafio para as empresas pela abundância de burocracia e legislação que envolve. Por isso, com o evoluir dos tempos e da tecnologia, as empresas procuraram por formas de agilizar e simplificar os seus processos financeiros, de forma a manterem-se competitivas no mercado. Os departamentos administrativo e financeiro têm sido dos mais beneficiados pela tecnologia. Hoje podem recorrer a software de faturação online para emitir faturas em poucos minutos.

O tratamento e o acesso a diversas informações e documentos financeiros em simultâneo é uma das maiores vantagens de usar software de faturação online, o que permite poupar imenso tempo e recursos. São eliminadas tarefas repetitivas e demoradas e a empresa passa a ter todo o controlo em tempo real dos seus stocks e fluxo de caixa.

Neste artigo, exploramos algumas razões pelas quais deve optar pela faturação online na sua empresa.

1. Economia de tempo e recursos

O procedimento de faturação online é simples de utilizar e ajuda a automatizar os processos massudos associados à faturação. Tal não só permite poupar tempo e recursos financeiros, como também reduz significativamente a carga de trabalho incutida aos trabalhadores, além de diminuir a ocorrência de erros humanos e de duplicação de lançamentos, aumentado a fiabilidade e a precisão dos registos financeiros.

Além disso, ao poder criar uma base de dados acessível a todas as pessoas interessadas que reúna as informações sobre os seus clientes e os artigos mais usados, é mais fácil e rápido emitir faturas, sem estar sempre a introduzir os mesmos dados.

O software de faturação online, ao contrário do software tradicional, limitado a um único dispositivo, é muito mais acessível, porque permite emitir faturas em qualquer lugar e a qualquer hora, sendo apenas necessário um dispositivo com ligação à internet. Os colaboradores autorizados podem facilmente aceder a informações financeiras relevantes, o que agiliza a comunicação interna e facilita a tomada de decisões estratégicas.

2. Maior controlo do fluxo de caixa

Ter um controlo recorrente sobre o fluxo de caixa da sua empresa nem sempre é fácil, mas é importante para que consiga compreender qual é a realidade financeira do seu negócio. 

Com o apoio de um software de faturação online, consegue facilmente estar a par de quais são os valores que tem a receber por parte dos seus clientes e os valores que tem a pagar aos seus fornecedores, acompanhando em tempo real as transações financeiras da sua empresa. Assim, ao apostar nesta ferramenta tecnológica, tem acesso a informações como: 

• os valores de pagamentos que estão em atraso;
• há quanto tempo as faturas estão pendentes de pagamento;
• quais são os clientes que lhe devem dinheiro;
• as datas de recebimento de faturas de vendas futuras.

De uma forma geral, consegue inteirar-se ao pormenor da gestão financeira da sua empresa, podendo prevenir possíveis problemas de liquidez, adotar formas de acelerar os pagamentos dos seus clientes e realizar um planeamento financeiro estratégico para o futuro.

3. Segurança dos dados financeiros

Entre as inúmeras razões para investir num sistema de faturação online, uma das mais importantes diz respeito à segurança no tratamento de dados financeiros.

O software de faturação online veio colmatar a vulnerabilidade associada à gestão financeira tradicional, uma vez que restringe o acesso a determinadas informações e funções específicas e mantém a integridade e confidencialidade dos dados, reduzindo os riscos de alteração ou falsificação de documentos. 

Normalmente, este tipo de software possui elevados padrões de segurança, só permitindo acesso a utilizadores autorizados. Além disso, os dados financeiros estão alojados e encriptados em servidores, diminuindo o risco de se perder documentos importantes. 

4. Atualizações automáticas e periódicas

Para que a gestão financeira seja realizada de forma eficiente, a sua empresa tem de estar constantemente a par de alterações na legislação e de informação atualizada. Esta é outra vertente que o software de faturação online agiliza, uma vez que passa por atualizações automáticas e recorrentes. 

Estas atualizações garantem que está sempre a utilizar a versão mais recente do software e também, uma vez que tem de ser certificado pela Autoridade Tributária (AT), que estão a ser cumpridos todos os regulamentos e normas fiscais em vigor.

5. Integração com outras áreas

Muitos programas de faturação online têm a possibilidade de integração com outras ferramentas de gestão empresarial, como a gestão de stocks e o software de contabilidade, automatizando e reunindo toda a informação necessária a partir de uma só plataforma. Esta integração permite à empresa ter uma visão mais abrangente e completa de toda a sua atividade.

6. Acesso a relatórios e ferramentas financeiras

Ao gerir a sua faturação online, pode beneficiar da criação automática de documentos e relatórios com base nos dados que estão registados no seu software. Saber o progresso financeiro e o estado atual da sua empresa torna-se mais simples quando tem um sistema que reúne todos os dados financeiros e os transforma em relatórios personalizados. Esta agilidade na obtenção da informação torna o processo de tomada de decisões e a correção de potenciais problemas mais eficientes.

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Como vimos, ao faturar online estará a melhorar significativamente a sua gestão financeira e a investir no seu crescimento e sucesso. Por isso, na hora de ponderar sobre a adoção de um software de faturação online, opte pelo Cegid Jasmin, um software de gestão na cloud que, para além de poder testar grátis até aos 30.000 € de faturação, é altamente intuitivo e simples de utilizar. 

O Cegid Jasmin está programado para ajudar na gestão diária do seu negócio, agilizando todo o processo de faturação, recebimentos, pagamentos e análises de resultados e garantindo o cumprimento da legislação em vigor, uma vez que é certificado pela AT.

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